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FrenchLe BPMS
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BPMS est l’abréviation de « Business Process Management System » ou « Business Process Management Software ». Le BPMS est un outil de méthodologie de gestion permettant d’améliorer les processus métier d’une organisation grâce à l’identification, la modélisation, l’automatisation, l’analyse et l’évaluation des performances.
Qu’est-ce que le BPMS ?
Un logiciel de gestion des processus métier (BPMS) aide les entreprises à concevoir, modéliser, exécuter, automatiser et améliorer un ensemble d’activités et de processus qui, lorsqu’ils sont exécutés, permettent d’atteindre un objectif organisationnel. Lorsque ces actions et tâches, qui peuvent être effectuées soit par des personnes soit par des équipements et qui couvrent souvent des départements de l’entreprise, sont combinées, elles forment ce que l’on appelle un processus métier. Le BPMS est une solution technologique qui aide à la gestion des processus métier (BPM), une discipline qui vise à améliorer les processus métier du début à la fin.
Le BPMS, souvent appelé suite de gestion des processus métier, est un ensemble de technologies qui comprend les éléments suivants :
Outils d’exploration de processus pour découvrir, représenter et analyser les tâches qui sous-tendent les processus d’entreprise ;
Les moteurs de workflow sont utilisés pour automatiser le flux d’actions qui terminent un processus métier.
Les utilisateurs finaux peuvent modifier les règles métier sans avoir à contacter un programmeur pour obtenir de l’aide, grâce aux moteurs de règles métier (BRE),
Les outils de simulation et de test leur permettent d’observer le fonctionnement des processus sans avoir à écrire au préalable.
Ces dernières années, le marché a assisté à l’émergence de la suite BPM intelligente (iBPMS), un terme inventé par Gartner Inc. Pour désigner l’incorporation de technologies sophistiquées telles que l’analyse en temps réel, le traitement des événements complexes (CEP), la surveillance des activités commerciales (BAM) et l’intelligence artificielle (IA) pour rendre l’automatisation des processus plus dynamique et axée sur les données. Les IBPMS sont également connus pour avoir de meilleures capacités mobiles, sociales et collaboratives.
En raison de l’utilisation croissante de la technologie low-code/no-code (LCNC) dans le BPMS moderne, les organisations ne comptent plus entièrement sur des programmeurs qualifiés pour améliorer leurs processus métier. Grâce au BPMS, les analystes métier et même les utilisateurs métier peuvent collaborer avec les développeurs de processus et le service informatique pour améliorer et modifier les processus métier.
Guide de recherche exploratoire
Mener des recherches exploratoires semble délicat, mais un guide efficace peut servir.
Pourquoi utiliser un BPM ?
Un BPM considère que les entreprises sont gérées par des processus et qu’un processus efficace est supérieur à la somme de ses parties ; c’est-à-dire que les activités individuelles conçues pour satisfaire les objectifs d’une seule unité opérationnelle ou organisation peuvent néanmoins nuire à l’objectif global du processus opérationnel. L’un des objectifs de la gestion des processus métier est d’aider les dirigeants organisationnels à atteindre l’efficacité opérationnelle grâce à la gestion des flux de travail et à d’autres décisions tactiques, tout en rendant l’ensemble du processus plus efficace vers la réalisation de leur objectif.
Le BPM n’est pas un projet ponctuel. Au lieu de cela, il fournit un cadre pour la création, l’analyse et l’amélioration constantes des processus opérationnels, ainsi que la définition continue des rôles et des responsabilités de ceux qui participent au processus.
Le BPM, lorsqu’il est mis en œuvre correctement, augmente la capacité d’une entreprise à s’adapter aux tendances, aux risques et aux opportunités du marché. Selon BPMInstitute.org, le plus grand réseau mondial de praticiens BPM, le BPM se concentre sur les processus métier de bout en bout pour atteindre trois résultats :
- la clarté de l’orientation stratégique ;
- l’alignement des ressources de l’entreprise ;
- la discipline accrue dans les opérations quotidiennes.
Comment fonctionne le BPMS ?
Un BPMS efficace nécessite non seulement l’amélioration des processus, mais aussi l’automatisation de ces processus, qui est entièrement effectuée par logiciel. Ce programme simule le flux de travail complet du processus et l’évalue dans un environnement virtuel, en supposant des variables et des résultats tout en découvrant et en supprimant les goulots d’étranglement. La procédure nouvellement testée est ensuite mise en œuvre. Le BPMS ne s’arrête pas là. À partir de ce moment, il évaluera en permanence l’efficacité et l’efficience du flux de travail.
Le flux de travail de BPM Suite est basé sur les étapes de gestion des processus métier : analyse, conception, modélisation, exécution, surveillance et optimisation.
Analyse
Il s’agit du processus de recherche concernant les procédures existantes et de leur examen pour détecter les inefficacités. Chaque composant du flux de travail est examiné et des mesures sont établies à des fins de comparaison. Cette première version de la technique est appelée « tel quel ».
Conception
Cette technique implique de repenser un flux de travail plus efficace pour traiter les défauts et les latences des opérations « en l’état ». La conception tente d’améliorer le flux de travail et les procédures qui causent des goulots d’étranglement et des inefficacités. Cette phase identifie et corrige toutes les alarmes et escalades au sein des routines de fonctionnement habituelles.
Modelage
La conception s’exprime à présent dans un organigramme en abordant la responsabilité et la redondance à chaque étape. Cela incorpore des boucles conditionnelles telles que « si » et « quand » avec des variables à chaque étape pour décider des résultats alternatifs des anciennes procédures, telles que des actions à faire lorsque le résultat souhaité n’est pas atteint ou si le résultat de l’étape précédente est satisfaisant.
Les outils idéaux de modélisation d’entreprise doivent être simples à utiliser, faciles à comprendre, économiques, à jour avec les normes de l’industrie et avoir des redondances. Le modèle doit avoir une interface utilisateur graphique, ainsi qu’un éditeur de flux de travail et un simulateur. Ce type de processus est connu sous le nom de processus « à être ».
Exécution
Après avoir modélisé et simulé avec succès la conception du flux de travail, la procédure doit être exécutée. Avant de la distribuer à des groupes plus importants, elle est testée sur un groupe plus petit. Pour protéger les informations sensibles, des limitations d’accès sont mises en œuvre. Ces procédures peuvent être automatisées ou manuelles.
Surveillance
Les processus individuels sont suivis et des statistiques sont générées à ce stade. L’efficacité de chaque phase est déterminée en analysant ses performances à chaque étape. Cela aide également à identifier les goulots d’étranglement et les failles de sécurité. Selon les informations requises par l’entreprise, plusieurs degrés de surveillance peuvent être utilisés. Cela peut être réalisé en temps réel ou ad hoc. La surveillance implique l’exploration de processus, qui entraîne l’analyse et la comparaison des enregistrements d’événements des processus actuels et antérieurs. Elle révèle les disparités et les goulets d’étranglement entre les deux processus.
Optimisation
C’est à ce stade que les données de surveillance sont examinées et que les ajustements nécessaires pour améliorer le processus sont effectués.
Caractéristiques d’un BPMS idéal
L’objectif d’un BPMS est d’automatiser et d’exploiter autant que possible l’entreprise pour des avantages à long terme. Cependant, un logiciel mal conçu et peu intuitif peut causer plus de mal que de bien. Les caractéristiques qui doivent être incluses dans un BPMS idéal sont les suivantes :
- Pour la conception du processus, une interface conviviale est nécessaire.
- Un diagramme de processus simplifié et facile à comprendre
- Stockage dans le cloud pour une stabilité et une fiabilité accrues
- Tableaux de bord et rapports personnalisables et connectés
- Alertes en temps réel automatisées.
Où une organisation peut-elle mettre en place un BPMS ?
Les BPMS sont utilisés pour gérer les processus d’une organisation afin de créer un résultat commercial. L’embauche d’un employé, l’envoi d’un produit, le paiement des salaires ou la gestion des certifications de conformité, des licences, des comptes, de la facturation, du service client, de l’informatique et des finances sont tous des exemples de processus qui doivent être reproductibles ou effectués régulièrement. L’objectif est de réduire les erreurs et les latences causées par l’homme.
Le BPMS est couramment utilisé dans les entreprises pour améliorer les processus de commande d’achat, optimiser les flux de travail de marketing de contenu et gérer les résultats des soins de santé :
- Amélioration des procédures de bon de commande
Lors de l’exécution des bons de commande, divers éléments critiques peuvent se perdre en cours de route. Cela provoque beaucoup de confusion, beaucoup de temps perdu et beaucoup de production perdue. Un bon de commande passe par de nombreuses phases importantes et les données peuvent être perdues à tout moment en cours de route, notamment pendant :
- Le processus de création d’un bon de commande et la procédure d’approbation qui suit
- Le traitement de la commande
- L’expédition de la commande
- Les méthodes de paiement mettant fin au processus.
Toute entreprise qui traite des commandes importantes comprend la valeur d’avoir un mécanisme de sécurité intégrée en place pour maintenir le flux des commandes. Les entreprises se mettent en grave danger si elles ne prennent pas ces précautions. C’est là qu’un BPMS intervient pour garantir que l’ensemble du processus se déroule sans heurts (ni perte de données) en cours de route.
- Marketing de contenu
Le marketing de contenu peut sembler une notion assez simple: connaître le produit et le client, concevoir un message, générer du contenu et le distribuer. Mais il y a beaucoup plus derrière cela. La méthode typique de marketing de contenu implique un long cycle :
- Matériel d’écriture pour répondre à un brief, souvent avec plusieurs possibilités
- Édition, qui est envoyée selon une hiérarchie et à plusieurs départements
- Conception pour améliorer l’image de marque
- Publication et diffusion de contenu par le biais de divers médias
- Surveillance de l’impact du matériel et recueil des statistiques et des informations
- Les systèmes BPMS assurent une transition transparente d’un segment à l’autre. Ils permettent également à toutes les parties concernées d’identifier les redondances ou les inefficacités et de collaborer pour les éliminer afin d’obtenir de meilleurs résultats.
Administration des soins de santé
Une hospitalisation peut être une expérience très douloureuse. Tout blocage dans les processus d’admission et de sortie ne fait qu’ajouter à l’angoisse des patients. La procédure d’admission elle-même comprend plusieurs étapes, y compris la collecte d’informations, l’obtention de documents médicaux, les données d’assurance et la sélection de la chambre. La facturation est effectuée en collaboration avec de nombreux départements, y compris les soins infirmiers, la chirurgie, l’entretien ménager, les exigences médicales supplémentaires, et plus encore. Les procédures BPMS garantissent qu’aucun détail n’est négligé ou oublié au cours des différentes étapes. L’efficacité est améliorée, le patient est soigné et se sent moins stressé, et aucun processus n’est négligé.
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Types de BPMS
Les trois types de systèmes BPMS sont les suivants :
Un BPMS centré sur l’intégration
Ce système gère les processus existants qui nécessitent peu ou pas d’intervention humaine. Il dépend de la combinaison d’applications informatiques et Internet. Par exemple, les données utilisées par une équipe de vente peuvent être obtenues grâce à l’intégration des données reçues d’un outil marketing et stockées dans un outil de gestion de la relation client (CRM). Malgré le fait que l’information n’est utilisée que par une seule équipe, elle a été produite via l’intégration de nombreux sites.
BPMS centré sur l’humain
Il s’agit d’une méthode plus directe au cours de laquelle des décisions humaines sont effectuées à chaque étape. Ce système est cependant dirigé par une interface visuelle afin de mieux appréhender le processus décisionnel. L’embauche d’un employé en est un exemple. Des personnes effectuent chaque étape du processus, de la publication d’une demande de recrutement à l’examen de la demande et à son traitement par le service des ressources humaines.
Un BPMS centré sur les documents
Cette procédure est entièrement guidée par un document de procédure. À chaque étape du flux de travail, plusieurs approbations sont requises. Une approbation budgétaire qui nécessite une autorisation à plusieurs niveaux est un exemple de BPMS centré sur les documents.
Avantages des BPMS
- L’environnement opérationnel qui prend en charge et automatise les objectifs et les avantages des BPM mentionnés ci-dessus est formé par des outils BPMS. Ces technologies aident les entreprises à mettre en œuvre leurs plans d’affaires en coordonnant les changements et l’amélioration des processus opérationnels entre les départements et même avec des partenaires externes. Elles assurent l’intégration entre les systèmes d’entreprise et les applications telles que la planification des ressources d’entreprise (ERP) et la gestion de la relation client (CRM).
- Les solutions BPMS collectent des données et effectuent des analyses pour aider les entreprises à déterminer quels aspects de leurs processus métier peuvent être automatisés et/ou modifiés. L’approche axée sur les données permet aux dirigeants d’entreprise de prendre des décisions sur les processus métier qui soutiennent les objectifs stratégiques. Lorsqu’elles sont correctement déployées, les solutions BPMS améliorent la productivité et le moral des employés en automatisant les activités manuelles, en résolvant les goulots d’étranglement et en leur donnant plus de visibilité sur la façon dont leur travail s’intègre dans un processus plus large.
- Les BPMS sont considérés comme l’une des technologies qui aident les entreprises à atteindre leurs objectifs de transformation numérique. Selon le Magic Quadrant 2019 de Gartner pour les iBPMS, les systèmes BPMS devraient être capables de « gérer la réinvention des processus existants et la création de nouveaux processus métier à l’appui des efforts d’optimisation numérique et de transformation numérique ; soutenir la refonte descendante et ascendante des processus opérationnels ; [ainsi que] améliorer les résultats commerciaux de tous les types de tâches, pas seulement les processus métier structurés et reproductibles. »
Les défis des BPMS
Le problème majeur, comme pour la plupart des entreprises qui se tournent vers l’automatisation, sera la fiabilité du logiciel dans la production des réponses appropriées. Un bon BPMS sera facile à utiliser et ne nécessitera aucun service supplémentaire pour interpréter ses informations.
- Difficultés de maintenance et de mise à niveau
La plupart des BPMS vendus en kit sont difficiles à maintenir et à mettre à niveau. Ils ont besoin d’une formation professionnelle supplémentaire ainsi que d’un personnel interne pour être entretenus et décodés. Cela devient plus coûteux et moins fiable que prévu. Il faut généralement un paiement unique et les mises à jour de licence sont coûteuses. Ces forfaits peuvent être difficiles à maintenir et à mettre à niveau, et ils sont souvent désynchronisés avec les réalités du marché. Ils auront également besoin de personnel spécialisé pour une exploitation permanente, ce qui les rendra peu fiables à long terme. Parce qu’elles sont construites sur une base SaaS (Software as a Service), les technologies BPMS basées sur le cloud répondent à tous ces problèmes. Par conséquent, cela est simple à configurer et à déployer. Les données peuvent être accessibles à tout moment, depuis n’importe où, avec une assistance permanente. Étant donné que les solutions basées sur le cloud sont facturées sur la base d’un abonnement plutôt que de frais uniques, une entreprise peut les expérimenter à plus petite échelle avant de les développer. Par rapport aux outils couramment emballés, cela s’avère plus rentable.
- Les fonctionnalités multiples posent des difficultés
Un BPMS avec trop de fonctionnalités compliquées doit également être évité. Cela nécessitera une formation supplémentaire et une gestion des dépenses de la part de l’entreprise afin d’exploiter ces composants du logiciel. Trop de fonctionnalités peut potentiellement causer des problèmes d’intégration. Les caractéristiques complexes rendent difficile non seulement la compréhension du programme, mais aussi sa combinaison avec d’autres plates-formes telles que MS Office Suite, G Suite ou d’autres suites de gestion. L’intégration est essentielle pour décoder les données collectées à des fins d’analyse ou de prise de décision fondamentale. Elle facilite la communication d’analyses et d’autres rapports produits sans avoir besoin d’interaction supplémentaire.
Les solutions basées sur le cloud permettent aux clients de réduire le nombre de fonctionnalités disponibles en désactivant celles qui ne sont pas nécessaires. Celles-ci peuvent être ajoutées ou supprimées à tout moment, ce qui en fait une alternative plus rentable.
- L’obtention d’une suite bien conçue pose des difficultés
Un autre problème important est la réalisation d’une bonne conception conviviale. Une interface simple permet à toutes les parties prenantes de peser sur la prise de décision sans nécessiter de compétences supplémentaires pour déchiffrer l’information. Trop de fonctionnalités nécessitent un grand nombre de personnes pour la déchiffrer. De même, le fait d’avoir trop peu d’éléments dans la conception simplifie à l’excès le processus de prise de décision et peut entraîner des résultats inexacts.