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GermanPolitique de Confidentialité
Dernière mise à jour : 23 octobre 2020, V 4.6
Introduction
Voxco s’engage à protéger et à respecter votre vie privée. Lorsque vous visitez notre site Web, que vous utilisez nos produits et services, ou interagissez de toute autre manière avec Voxco, nous pouvons recueillir et traiter des informations vous concernant, dénommées « données personnelles ». Cette politique de confidentialité décrit comment Voxco traite vos données personnelles et vos droits sur ces données.
Qui sommes-nous ?
Voxco est un fournisseur de logiciels d’enquête pour les organismes d’études de marché et sociales, les services de renseignements, les universités et les gouvernements. Dans le cadre de nos activités, nous sommes susceptibles de collecter des données personnelles auprès de clients, d’utilisateurs de systèmes, de candidats à l’emploi, de personnes qui remplissent des formulaires sur notre site Web ou sur un site Web utilisant notre logiciel, dénommé « site Web client », ou bien des personnes qui ont demandé des informations sur nos produits et services par d’autres moyens, et des personnes souhaitant fournir des services à Voxco. Dans ces situations, nous sommes les « contrôleurs des données », c’est-à-dire la partie qui détermine quelles données doivent être collectées et comment elles sont ou seront utilisées.
Cette politique de confidentialité s’applique à Voxco en tant que contrôleur de données et couvre les activités de traitement de toutes ses entités juridiques et de ses sites d’exploitation. Pour obtenir plus d’informations ou pour contacter Voxco, veuillez consulter la section « Informations supplémentaires » à la fin de cette politique de confidentialité pour connaître nos coordonnées.
Données collectées par nous ou nos clients
Les clients de Voxco utilisent notre logiciel pour recueillir des réponses à des enquêtes auprès de particuliers. Tous nos produits sont fournis par le biais d’une plateforme en libre-service, par laquelle nos clients décident des données à collecter, de la manière de les gérer et des utilisateurs de leur système qui doivent ou peuvent avoir accès aux données. À cet égard, nos clients, qui possèdent et contrôlent les données qu’ils collectent, sont les contrôleurs de données, tandis que Voxco est le processeur de données. Nous ne traitons les données personnelles que sur la base d’instructions directes et spécifiques de nos clients.
Si vous avez participé à une enquête Web ou sur mobile de l’un de nos clients, le pied de page de l’enquête peut indiquer « Powered by Voxco » et les données peuvent être hébergées sur un environnement de serveur fourni par Voxco. Veuillez noter qu’indépendamment de ces aspects, c’est le client de Voxco qui est seul responsable de toutes les décisions concernant les données personnelles qu’il recueille sur vous ou auprès de vous dans le cadre de l’enquête. Pour savoir comment un client de Voxco a l’intention d’utiliser vos données, pour consulter sa politique de confidentialité, veuillez contacter le client de Voxco qui vous a invité à participer à l’enquête.
En outre, veuillez noter que Voxco peut agréger et/ou compiler des données anonymes à des fins statistiques. Ces informations pourraient être collectées à partir de formulaires sur notre site Web ou sur le site Web d’un client.
Les informations que nous recueillons
Les informations personnelles recueillies par Voxco se répartissent en trois catégories principales : (1) toute information que vous fournissez activement et volontairement à Voxco, et (2) les informations
que nous recueillons par d’autres moyens et (3) les informations anonymes que nous recueillons à des fins statistiques.
Informations que vous nous fournissez
Les informations personnelles spécifiques que vous nous fournissez peuvent varier en fonction de votre interaction et de votre relation avec Voxco. Nous pouvons recueillir et traiter le type d’information suivant, que vous choisissez de nous fournir, puis de les utiliser conformément à la présente politique de confidentialité :
– votre nom, votre sexe, votre titre/rôle et vos coordonnées professionnelles, par exemple, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique et l’adresse de votre société ou de votre bureau ;
– toute autre information personnelle que vous partagez activement avec nous par l’un des moyens suivants : en remplissant des formulaires sur notre site Web, www.voxco.com, ou sur des pages Web connexes, en remplissant des formulaires d’enquête de Voxco sur notre site Web ou sur le site Web d’un client, par exemple des outils d’enquête gratuits, etc., en envoyant un e-mail, en participant à un chat en ligne, en fournissant des informations dans toute application que nous utilisons pour le support technique, en laissant des messages vocaux, ou par d’autres moyens ;
– les informations d’achat et de paiement, y compris toute carte de crédit et toute information bancaire que vous fournissez à Voxco pour traiter le paiement ;
– si vous visitez nos bureaux, il vous sera peut-être demandé de vous enregistrer à notre bureau de sécurité en fournissant votre nom, vos coordonnées et d’autres informations d’identification ;
– votre CV (curriculum vitae) ou votre portfolio de réalisations que vous nous envoyez dans le cadre d’une demande d’emploi chez Voxco ;
– Toute autre information que vous nous fournissez et qui peut être pertinente pour votre relation avec Voxco et qui nous permet de vous fournir des produits, des services et des informations.
Informations que nous pouvons recueillir auprès d’autres sources
Outre les informations que vous nous fournissez, nous pouvons également recueillir des informations auprès de tiers et par des moyens automatisés à partir de notre site Web, décrits ci-dessous.
Les sources et le type d’informations personnelles comprennent :
– Des sources tierces : occasionnellement, nous pouvons collecter des informations personnelles vous concernant à partir de sources accessibles au public, telles que, par exemple, Google et LinkedIn, ainsi qu’auprès de tiers, y compris nos partenaires ou les membres de notre chaîne d’approvisionnement.
– Votre employeur : si vous êtes un employé d’un client de Voxco, client actif ou ancien client, toute information personnelle (par exemple, l’adresse électronique) que votre employeur donne à Voxco dans le but de vous fournir un accès système au compte Voxco de votre entreprise, ou à d’autres ressources Voxco ; ou, de même, si vous êtes un employé d’une entreprise à laquelle Voxco fournit des informations sur les produits, des démonstrations ou d’autres communications, toute information de contact que votre employeur fournit à Voxco afin de vous donner lesdites informations, démonstrations de produits ou autres communications.
– Informations sur l’utilisation du site Web : comme la plupart des opérateurs de sites Web, Voxco recueille automatiquement certaines informations sur le trafic de son site Web afin d’optimiser l’expérience des visiteurs et d’améliorer continuellement son site Web. Plus précisément, lorsque vous visitez notre site Web, www.voxco.com, ainsi que toute page Web associée, nous pouvons recueillir les éléments suivants, concernant votre interaction avec le site : les URL de nos pages Web que vous avez visitées, les URL des pages de référence et de sortie, les pages vues, le temps passé sur une page, le
nombre de clics, le type de plateforme, les données de localisation et d’autres informations sur la façon dont vous avez utilisé le site Web.
– Informations sur les appareils : lorsque vous utilisez notre site Web, www.voxco.com, nous recueillons, par des moyens automatisés, des informations techniques telles que l’adresse IP ou tout autre identifiant d’appareil, les données de géolocalisation et la version du système d’exploitation.
– Échantillons : lorsque vous téléchargez notre application mobile pour échantillon ou bien vous participez à une enquête échantillon, nous pouvons recueillir automatiquement des informations sur votre appareil (ordinateur ou appareil mobile).
Informations que nous pouvons recueillir à des fins statistiques
Voxco peut agréger et/ou compiler des données anonymes à des fins statistiques. Nous pouvons recueillir et traiter le type d’informations suivant provenant d’un utilisateur de l’outil d’enquête de Voxco, que ce soit sur notre site Web ou sur celui d’un client :
Secteur d’activité
– raison principale de la visite du site Web ;
– commentaires sur le site Web ;
– capacité à accomplir la tâche requise en visitant le site Web ;
– satisfaction générale à l’égard du site Web ;
– probabilité que l’utilisateur recommande le site Web à un ami ou à un collègue ;
– toute autre information anonyme remplie sur les formulaires de Voxco ou en utilisant le logiciel de Voxco.
–
En utilisant l’enquête gratuite de Voxco sur la satisfaction à l’égard du site Web et en participant à cette enquête, vous consentez à ce que Voxco puisse agréger et/ou compiler des données anonymes à des fins statistiques. [A1]
Comment nous utilisons vos informations
Les données que nous recueillons à votre sujet sont exclusivement destinées à l’usage de Voxco. Nous gardons vos informations strictement confidentielles et ne les vendons jamais à des tiers. En outre, nous ne partageons vos informations que si nous avons votre consentement, ou si cela est nécessaire, pour répondre aux obligations légales et contractuelles de service. Nous limitons l’accès à vos informations personnelles aux personnes de Voxco qui ont un besoin professionnel légitime de les consulter. Tous nos employés sont contractuellement liés à des obligations de respect de la vie privée et de confidentialité.
Toutefois, Voxco peut agréger et/ou compiler des données anonymes à des fins statistiques et peut les partager avec ses clients et toute autre personne, à sa seule discrétion. [A2]
Objectif de l’utilisation
Voxco ne traite les informations personnelles que lorsque vous avez donné votre consentement, lorsque Voxco a un intérêt légitime, ou en raison d’obligations légales/contractuelles. Cependant, Voxco peut agréger et/ou compiler des données anonymes à des fins statistiques et peut les partager avec ses clients et toute autre personne, à n’importe quelle fin, à la seule discrétion de Voxco. [A3]
Les finalités du traitement comprennent :
– pour garantir que notre site Web est présenté de manière optimale pour vous ;
– pour remplir notre obligation de vous fournir les informations, produits et services (y compris la formation) que vous nous demandez ;
– pour vous fournir des démonstrations de produits, des vidéos, des enquêtes menées sur des échantillons, des applications mobiles, des informations ou des propositions de services futurs que vous avez demandés, ou qui pourraient vous intéresser ;
– pour remplir nos obligations découlant de tout contrat entre vous et Voxco ; y compris le traitement à des fins de facturation ou pour des transactions de paiement par le biais de fournisseurs de services ;
– pour répondre aux exigences légales, sécuritaires et réglementaires et pour nous protéger contre les activités frauduleuses, suspectes ou illégales ;
– pour établir et maintenir des communications générales avec vous, y compris pour vous informer des changements apportés à nos produits et services.
Combien de temps conservons-nous vos informations personnelles ?
Voxco ne conservera vos informations personnelles que le temps nécessaire à la réalisation de l’objectif pour lequel elles ont été collectées. Les périodes de conservation peuvent varier en fonction de critères tels que : la portée de l’objectif, les exigences contractuelles, les besoins opérationnels, les raisons juridiques et les exigences d’archivage. Nous supprimerons ou dépersonnaliserons toute information personnelle lorsqu’elle ne sera plus nécessaire ou si vous nous envoyez une demande écrite à cet effet.
Où stockons-nous vos informations personnelles ?
La majorité des données personnelles que Voxco collecte par le biais de formulaires sur notre site Web, ou directement auprès des clients de Voxco, sont stockées dans le système de gestion de la relation client (CRM – Customer Relationship Management) que nous utilisons, à savoir Salesforce.com. Leur déclaration de confidentialité et leur certification peuvent être consultées à l’adresse suivante : www.salesforce.com/ca/company/privacy/Voxco a conclu un accord de traitement des données avec SalesForce.
Nous utilisons également Unbounce et Bizible. Nous avons conclu un DPA (Data Processing Agreement) avec Unbounce. Pour Bizible, les informations concernant leurs cookies sont documentées ici : https://experienceleague.adobe.com/docs/bizible/using/bizible-tracking/setting-up-tracking/bizible-cookies.html
La ressource pour les détails sur la politique de confidentialité de Bizible : https://www.marketo.com/bizible/
D’autres données personnelles peuvent occasionnellement être stockées et traitées dans nos bureaux locaux.
Avec qui partageons-nous vos informations personnelles ?
Voxco traite vos informations personnelles uniquement pour ses propres besoins. Nous ne vendons ni n’utilisons vos données à des fins commerciales. Cependant, Voxco peut agréger et/ou compiler des données anonymes à des fins statistiques et les partager avec ses clients ou toute autre personne, à la seule discrétion de Voxco, [A4] y compris, mais sans s’y limiter, avec le propriétaire d’un site Web client que vous avez visité et les concurrents commerciaux de ce propriétaire de site Web client.
Voxco fait appel à un nombre limité de fournisseurs de services tiers pour l’aider dans ses activités commerciales. Ces entités peuvent traiter certaines de vos informations personnelles dans le cadre des services qu’elles fournissent en notre nom. Elles le font selon les instructions de Voxco et sont liées par des obligations contractuelles pour assurer une protection adéquate de vos données conformément aux exigences réglementaires.
Ces tierces parties peuvent inclure :
– des sociétés qui fournissent à Voxco des services clés pour remplir nos obligations commerciales, telles que : fournisseur de système CRM (Customer Relationship Management), hébergement de serveurs de données, services informatiques et d’infrastructure, hébergement de vidéos, services marketing, etc.
– les sous-traitants qui, dans le cadre d’un engagement de confidentialité avec Voxco, nous aident à augmenter le soutien et les services professionnels que nous fournissons aux clients ;
– les institutions financières et autres types d’institutions qui fournissent à Voxco des services de facturation, de paiement et d’assurance financière ;
– nos partenaires qui peuvent vous fournir des informations, des services et des produits auxiliaires ou complémentaires.
Si cela est nécessaire, afin de se conformer à toute obligation légale, y compris les exigences de sécurité nationale ou d’application de la loi, nous pouvons partager nos informations personnelles avec des tiers. Et si nous sommes impliqués dans une acquisition, une vente ou une fusion, nous pouvons transférer tout ou partie de vos données personnelles à ce tiers.
Gérer vos informations personnelles
Vous pouvez contrôler les informations personnelles que nous détenons à votre sujet de plusieurs manières.
Politique en matière de cookies
Que sont les cookies ?
Un cookie est un petit fichier texte qu’un site Web enregistre sur votre ordinateur ou votre appareil mobile lorsque vous visitez le site. Il permet au site Web de se souvenir de vos actions et de vos préférences, telles que la langue, la taille de la police et d’autres préférences d’affichage, pendant un certain temps, afin que vous n’ayez pas à les saisir à nouveau chaque fois que vous revenez sur le site ou que vous naviguez d’une page à l’autre.
Comment utilisons-nous les cookies ?
Voxco utilise des « cookies de session », qui sont effacés lorsque vous fermez votre navigateur, ainsi que des cookies « permanents », pour reconnaître les visites répétées. L’utilisation de ces cookies aide Voxco à améliorer votre expérience de navigation et à évaluer le comportement du site Web au niveau agrégé. Nous utilisons ces informations exclusivement à des fins internes et nous ne partageons pas ces informations avec d’autres parties.
Certains de nos prestataires de services peuvent également utiliser des cookies qui leur sont propres et sur lesquels Voxco n’a aucun contrôle. Il s’agit notamment de la collecte d’informations à des fins d’analyse et de publicité, pour fournir des fonctionnalités de médias sociaux, pour améliorer votre expérience de navigation, vidéos et typologies, et pour assurer le service d’un chat en direct.
Comment contrôler les cookies ?
Vous pouvez modifier les paramètres de votre navigateur pour refuser ou contrôler les cookies comme vous le souhaitez. Toutefois, si vous n’acceptez pas les cookies, il se peut que vous ne puissiez pas faire l’expérience de notre site Web comme prévu et avec toutes ses fonctionnalités.
Désactivation des communications
Voxco envoie occasionnellement des courriels de marketing afin de fournir des informations sur de nouveaux produits, services et fonctionnalités. Vous pouvez choisir de ne pas recevoir ces communications en utilisant le lien de désinscription inclus dans le pied de page de chaque e-mail, ou en nous contactant à l’une des adresses fournies ci-dessous.
Notez que les utilisateurs de notre système ne peuvent pas refuser les communications transactionnelles concernant les services actifs qui sont pertinents pour la relation commerciale qu’ils entretiennent avec Voxco, par exemple, les courriels de maintenance, les notes de mise à jour.
Vos droits sur vos données personnelles
Vous avez certains droits sur vos données personnelles que Voxco collecte et traite. Ces droits, soumis aux lois locales de protection des données, peuvent inclure les droits suivants :
– d’être informé de la finalité pour laquelle vos données sont collectées ;
– d’accéder à vos données personnelles que nous détenons ;
– de faire corriger des données personnelles incorrectes ou incomplètes ;
– d’effacer ou de supprimer vos données personnelles dans la mesure où d’autres obligations légales le permettent ;
– de restreindre le traitement futur de vos données personnelles par Voxco ;
– de transférer vos données personnelles à un autre contrôleur dans la mesure du possible ;
– de s’opposer à tout traitement de vos données personnelles effectué sur la base de nos intérêts légitimes.
Pour exercer vos droits, veuillez nous contacter à l’une des adresses de Voxco indiquées ci-dessous ou nous écrire à l’adresse privacy@voxco.com. En fonction de la complexité de la demande, nous nous efforçons de traiter toutes les demandes dans les 30 jours suivant leur réception.
Pour obtenir des informations supplémentaires
Voxco s’engage pleinement à répondre aux demandes de renseignements et à résoudre les plaintes que vous lui adressez en temps utile et de manière appropriée. Pour exercer vos droits sur vos données, ou obtenir des informations supplémentaires sur cette politique de confidentialité et le traitement de vos données personnelles par Voxco, vous pouvez nous envoyer un courriel à privacy@voxco.com ou nous contacter à l’une des adresses ci-dessous.
Si vous résidez dans l’EEE (Espace Économique Européen) :
Voxco France
66, rue Escudier
92100 Boulogne-Billancourt
FRANCE
1. +33 (0) 1 77 70 00 50
Si vous résidez en dehors de l’Espace Économique Européen :
Groupe Voxco
1440, rue Sainte-Catherine Ouest
Bureau 900
Montréal, Québec, H3G 1R8
CANADA
1. +1 514 861 9255
GDPR européen (RGDP Règlement général sur la protection des données) – plaintes
Si vous pensez que Voxco ne traite pas vos informations personnelles conformément à cette politique de confidentialité ou aux lois de l’EEE applicables en matière de protection des données, y compris le GDPR/RGDP, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance compétente
auprès de laquelle Voxco est enregistrée, il s’agit de la CNIL pour la France. Vous pouvez trouver les détails et leurs coordonnées sur le site Web suivant https://www.cnil.fr/en/home.
Autres aspects de la vie privée
Vie privée des mineurs
Nous ne fournissons pas sciemment ce site Web à des personnes âgées de moins de 16 ans. Les personnes âgées de moins de 16 ans ne doivent pas utiliser notre site Web.
Liens vers d’autres sites Web
En tant que service aux visiteurs de notre site Web, nous pouvons fournir des liens vers d’autres sites Web, qui ne soient pas de Voxco. De tels liens sont fournis uniquement pour votre commodité. Voxco n’est pas responsable des pratiques de confidentialité ou du contenu des sites Web tiers. Nous vous encourageons à lire leurs politiques de confidentialité avant de fournir toute donnée personnelle.
Modifications de cette politique de confidentialité
Voxco se réserve le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment. Tout changement futur apporté à notre politique de confidentialité sera publié sur cette page de notre site Web, www.voxco.com. Si nous apportons des changements, nous modifierons la date de la « dernière mise à jour » mentionnée en haut de cette politique de confidentialité.
Last update: October 23, 2020, V 4.6
Introduction
Voxco is committed to protecting and respecting your privacy. When you visit our website, use our products and services, or otherwise interact with Voxco we may collect and process information about you (‘personal data’). This privacy policy outlines how Voxco handles your personal data and your rights to that data.
Who we are
Voxco is a provider of survey software to market and social research organizations, insights departments, universities, and governments. As a general course of business we may collect personal data from clients, system users, job applicants, individuals who fill out forms on our website or a website using our software (herein a ‘client website’), or have asked for information about our products and services via other means, and those wishing to provide services to Voxco. In these situations we are the ‘Data Controller’ (i.e. the party that determines what data should be collected and how it will be used).
This privacy policy applies to Voxco as a Data Controller and covers the processing activities of all its legal entities and operating locations. To obtain more information or contact Voxco, please see the “Additional Information” section at the end of this policy for our contact locations.
Data collected by us or our clients
Voxco clients use our software to gather survey answers from individuals. All of our products are provided through a self-service platform, whereby our clients decide what data to collect, how to manage the data and which of their system users should have access to the data. In this regard, our clients, who own and control the data they collect, are the Data Controllers; while Voxco is the Data Processor (we only process personal data based on direct and specific instructions from our clients).
If you participated in a web or mobile survey from one of our clients, the survey footer may state ‘powered by Voxco’ and the data may be hosted on a Voxco-provided server environment. Please note that regardless of those aspects, it is the Voxco client who is solely responsible for all decisions regarding any personal data they collect about or from you in the survey. For information on how a Voxco client intends to use your data (and to see their privacy policy) please contact the Voxco client from whom you received the survey invitation.
Furthermore, please note that Voxco may aggregate and/or compile anonymous data for statistical purposes. This information could be collected from forms on our website or on a client website.
The information we collect
The personal information gathered by Voxco falls into three main categories: (1) any information you actively provide to Voxco, and (2) information we collect through other means and (3) anonymous information we collect for statistical purposes.
Information you provide us
The specific personal information you provide to us may vary depending on your interaction and relationship with Voxco. We may collect and process the following type of information from you and use it in accordance with this privacy policy:
Your name, gender, job title/role and professional contact details (e.g. phone number, email and company, office address);
- Any other personal information that you actively share with us through one of the following means: filling out forms on our website (www.voxco.com/fr) or related webpages, filling out forms of Voxco’s survey on our website or on a client website (ex. free survey tools etc.), by sending an email, participating in an online chat, by providing information in any applications that we use for technical support, by leaving voice mails, or other means;
- Purchasing and payment information, including any credit card and banking information that you provide Voxco to process payment;
- If you visit our offices, you may be required to sign-in at our security desk by providing your name, contact information and other credentials;
- Your CV (curriculum vitae) or portfolio of work that you send us as part of a job application at Voxco;
- Any other information you provide us that may be relevant to your relationship with Voxco and that enables us to provide you products, services and information.
Information we may collect from other sources
In addition to information you provide us, we may also collect information from third parties and via automated means from our website (described below).
The sources and type of personal information includes:
Third party sources: occasionally, we may collect personal information about you from publicly available sources such as, for example, Google and LinkedIn; as well as from third parties including our partners or supply chain members.
- Your employer: if you are an employee of a Voxco client (active or previous client), any personal information (e.g. email) that your employer gives to Voxco in order to provide you system access to your company’s Voxco account or other Voxco resources; or, similarly, if you are an employee of a company to whom Voxco is providing product information, demos or other communication, any of your contact information that your employer provides to Voxco in order to give you said information, product demonstration or other communication.
- Website usage information: like most website operators, Voxco collects certain information automatically about our website traffic in order to optimize the visitor experience and continually improve our website. Specifically, when you visit our website (www.voxco.com/fr) and any associated webpages, we may collect the following about your interaction with the site: URLs of our web pages that you visited, URLs of referring and exiting pages, page views, time spent on a page, number of clicks, platform type, location data and other information about how you used the website.
- Device information: when you use our website (www.voxco.com/fr) we collect, by automated means, technical information such as IP address or other device identifier, geolocation data, and operating system version.
- Samples: when you download our sample mobile app or participate in a sample survey, we may automatically collect information about your device (computer or mobile device).
Information we may collect for statistical purposes
Voxco may aggregate and/or compile anonymous data for statistical purposes. We may collect and process the following type of information from a user of Voxco’s survey tool, whether on our website or a client website:
Industry
- Main reason for visiting the website;
- Feedback about the website;
- Ability to accomplish the task needed by visiting the website;
- Overall satisfaction about the website;
- How likely the user is to refer the website to a friend or colleague;
- Any other anonymous information filled out on Voxco’s forms or otherwise using Voxco’s software.
In using Voxco’s free website satisfaction survey and in participating to this survey, you consent that Voxco could aggregate and/or compile anonymous data for statistic purposes.[A1]
How we use your information
The data we collect about you is exclusively for Voxco’s use. We keep your information strictly confidential and never sell your information to others. Furthermore, we only share your information if we have your consent, or if required to meet legal and contractual service obligations. We limit access to your personal information to those at Voxco who have a legitimate business need to view it. All our employees are contractually bound to privacy and confidentiality obligations.
However, Voxco may aggregate and/or compile anonymous data for statistic purposes and could share it with its clients and any other person, at its sole discretion.[A2]
Usage purpose
Voxco only processes personal information where you have provided consent, Voxco has a legitimate interest, or due to legal/contractual obligations. However, Voxco could aggregate and/or compile anonymous data for statistical purposes and could share it with its clients and any other person, for any purpose, at Voxco’s sole discretion.[A3]
The processing purposes include:
To ensure that our website is presented in the optimal manner for you;
- To fulfill our obligation in providing you with information, products, and services (including training) that you request from us;
- To provide you with product demonstrations, videos, sample surveys, mobile apps, information or proposals for future services that you requested, or may be interested in;
- To carry out our obligations stemming from any contracts between you and Voxco; including processing for billing purposes or for payment transactions through service providers;
- To meet legal, security, and regulatory requirements; and to protect against fraudulent, suspicious, or other illegal activities;
- To establish and maintain general communications with you, including to notify you about changes to our products and services.
How long we store your personal information
Voxco will store your personal information only for as long as it is needed to fulfill the purpose for which it was collected. Retention periods can vary based on criteria that include: scope of purpose, contract requirements, operational needs, legal reasons and archiving requirements. We will delete or depersonalize any personal information once it is no longer needed or if you send us a written request to do so.
Where we store your personal information
The majority of the personal data that Voxco collects through forms on our website, or directly from customers of Voxco, is stored in the Customer Relationship Management (CRM) system we use, namely Salesforce.com. This company is a global leader in CRM services and is certified under the EU-U.S. Privacy Shield Framework and the Swiss-U.S. Privacy Shield Framework. Their privacy statement and certification can be found at: www.salesforce.com/ca/company/privacy/. Voxco has concluded a Data Processing Agreement with SalesForce
We also use Unbounce and Bizible. We have a DPA with Unbounce. For Bizible, the information
regarding their cookies is documented here: https://experienceleague.adobe.com/docs/bizible/using/bizible-tracking/setting-up-tracking/bizible-cookies.html
The resource for details on Bizible’s privacy policy: https://www.marketo.com/bizible/
Other personal data may occasionally be stored and processed at our local offices.
With whom we share your personal information
Voxco only processes your personal information for its own purposes – we do not sell nor use your data for commercial purposes. However, Voxco could aggregate and/or compile anonymous data for statistical purposes and could share it with its clients or any other person, at Voxco’s sole discretion, [A4] including, but without limitation, with the owner of a client website you visited and business competitors of such client website owner.
Voxco relies on a limited number of third-party service providers to assist us with our business activities. These entities may process some of your personal information in connection with the services they provide on our behalf. They do so under instructions from Voxco and are bound by contractual obligations to provide adequate protection of your data in line with regulatory requirements.
These third parties may include:
Companies that provide Voxco with key services in fulfilling our business obligations, such: CRM system provider, data server hosting, IT & infrastructure services, video hosting, marketing services, etc.
- Sub-contractors who, under confidentiality engagement with Voxco, help us augment the support and professional services we provide to clients;
- Financial and other type of institutions that provide Voxco with billing, payment and financial insurance services;
- Our partners who may provide you ancillary or complementary information, services and products.
If required to comply with any legal obligations, including national security or law enforcement requirements, we may share our personal information with third parties. And if we are involved in an acquisition, sale, or merger, we may transfer some or all of your personal data to such a third party.
Manage your personal information
You can control the personal information we have about you in several ways.
Cookie policy
What are cookies?
A cookie is a small text file that a website saves on your computer or mobile device when you visit the site. It enables the website to remember your actions and preferences (such as language, font size and other display preferences) over a period of time, so you don’t have to keep re-entering them whenever you come back to the site or browse from one page to another.
How do we use cookies?
Voxco uses ‘session cookies’ (which are erased when you close your browser) and ‘permanent’ cookies to recognize repeat visits. The use of these cookies helps Voxco improve your browsing experience and evaluate website behavior at the aggregate level. We use this information exclusively for internal purposes and we do not share this information with other parties.
Some of our service providers may also use cookies of their own, over which Voxco does not have control. These include the collection of information for analytics and advertising, to provide social media features, to improve your browsing experience (videos and types) and to ensure the service of a live chat.
How to control cookies?
You can modify your browser settings to decline or control cookies as you wish. However, if you do not accept cookies, you may not be able to experience our website as intended and to the full functionality.
Opt-out of communications
Voxco occasionally sends marketing emails to provide information about new products, services and features. You may opt-out of receiving such communications by using the unsubscribe link included in the footer within each email, or by contacting us at one of the addresses provided below.
Note that our system users cannot opt-out of transactional communication regarding active services that are relevant for the business relationship they have with Voxco (e.g. maintenance emails, release notes).
Your rights to your personal data
You have certain rights over your personal data that Voxco collects and processes. These rights, subject to local data protection laws, may include the following rights:
- to be informed about the purpose for which your data is being collected;
- to access your personal data held by us;
- to have incorrect or incomplete personal data corrected;
- to erase/delete your personal data to the extent permitted by other legal obligations;
- to restrict Voxco’s future processing of your personal data;
- to transfer your personal data to another controller to the extent possible;
- to object to any processing of your personal data carried out on the basis of our legitimate interests.
To exercise your rights, please contact us at one of the Voxco addresses listed below or write to us at privacy@voxco.com. Depending on the complexity of the request, we aim to address all requests within 30 days of receipt.
Voxco certification under Privacy Shield
Voxco (Groupe Voxco) complies with the EU-U.S. Privacy Shield Framework and the Swiss-U.S. Privacy Shield Framework as set forth by the U.S. Department of Commerce regarding the collection, use and retention of personal information transferred from the European Union, the United Kingdom and Switzerland to the United States. Voxco has certified to the Department of Commerce that it adheres to the Privacy Shield Principles of Notice, Choice, Accountability for Onward Transfer, Security, Data Integrity and Purpose Limitation, Access, and Recourse, Enforcement and Liability. If there is any conflict between the terms in this privacy policy and the Privacy Shield Principles, the Privacy Shield Principles shall govern.
A goal of the Privacy Shield program is to inform European and Swiss individuals about their rights with regards to their personal data that is transferred from the European Union, the United Kingdom and Switzerland to the United States. To learn more about the Privacy Shield program please access: https://www.privacyshield.gov.
Voxco provides products through a self-service platform, whereby our clients are the Data Controller and Voxco, as a Data Processor, only treats data based on instructions from our clients. Data that our European SaaS clients collect using Voxco’s survey tools, are stored on servers in the European Union, unless the clients requests a different location.
Where Voxco, acting as a Data Controller, collects data about you it is for the purposes listed here and only shared as described here.
In cases of onward transfer to third parties of data of EU individuals received pursuant to the EU-US Privacy Shield, Voxco is potentially liable. Voxco has DPA agreements with all third-party system providers such as Salesforce and Unbounce where EU resident data might be transferred.
To obtain additional Information
Voxco is fully committed to addressing inquires and resolving any complaints you raise to us in a timely and appropriate manner. To exercise your rights to your data, or obtain additional information about this privacy policy and Voxco‘s handling of your personal data, you may email us at privacy@voxco.com or contact us at one of the addresses below.
If you live in the EEA (European Economic Area):
Voxco France
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