Datenschutzrichtlinie

Letzte Aktualisierung: 26. Mai 2023 V 4.7

Einleitung

Die Voxco Group Inc. und ihre Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen (im Folgenden gemeinsam als „Voxco“ bezeichnet) verpflichten sich, Ihre Daten zu schützen und zu respektieren. Wenn Sie unsere Website besuchen, unsere Produkte und Dienstleistungen nutzen oder anderweitig mit Voxco interagieren, können wir Informationen über Sie sammeln und verarbeiten („personenbezogene Daten“). Diese Datenschutzrichtlinie erläutert, wie Voxco Ihre personenbezogenen Daten und Ihre Rechte an diesen Daten behandelt und schützt.

Wer wir sind

Voxco ist ein Anbieter von Umfrage-Software für die Markt- und Sozial- Forschungsunternehmen, Universitäten, Marktforschungsabteilungen und Regierungen. Im Rahmen unseres üblichen Geschäfts können wir personenbezogene Daten von Kunden, Systembenutzern, Bewerbern, Personen, die Formulare auf unserer Website oder einer Website ausfüllen, die unsere Software verwendet (im Folgenden als „Kundenwebsite“ bezeichnet), oder die auf andere Weise Informationen über unsere Produkte und Dienstleistungen angefordert haben, sowie Personen, die Dienstleistungen für Voxco erbringen möchten, erfassen. In diesen Situationen sind wir der „Datenverantwortliche“ (d. h. die Partei, die bestimmt, welche Daten gesammelt werden sollen und wie sie verwendet werden sollen) oder im Zusammenhang mit bestimmten Verarbeitungen personenbezogener Daten für Kunden der „Datenverarbeiter“ (d. h. die Organisation, die im Auftrag des Datenverantwortlichen handelt).

Diese Datenschutzrichtlinie gilt für Voxco als Datenverantwortlichen und umfasst die Verarbeitungstätigkeiten aller ihrer Rechtspersonen und Betriebsstandorte. Weitere Informationen oder Kontaktdaten von Voxco finden Sie im Abschnitt „Zusätzliche Informationen“ am Ende dieser Richtlinie.

Daten, die von uns oder unseren Kunden gesammelt werden

Voxco-Kunden verwenden unsere Software, um Befragungsantworten von Einzelpersonen zu sammeln. Alle unsere Produkte werden über eine Self-Service-Plattform bereitgestellt, auf der unsere Kunden entscheiden, welche Daten sie sammeln, wie sie die Daten verwalten und welche ihrer Systembenutzer Zugriff auf die Daten haben sollen. In dieser Hinsicht sind unsere Kunden, die Eigentümer der von ihnen erfassten Daten sind und diese kontrollieren, die Datenverantwortlichen; während Voxco im Zusammenhang mit seiner Software-as-a-Service Lösung und bestimmten anderen Aktivitäten nur der Datenverarbeiter ist (wir verarbeiten die personenbezogene Daten nur auf der Grundlage direkter und spezifischer Anweisungen unserer Kunden).

Wenn Sie an einer Web- oder mobilen Befragung einer unserer Kunden teilgenommen haben, könnte im Befragungs-Fußbereich „Powered by Voxco“ angezeigt werden und die Daten könnten in einer von Voxco bereitgestellten Serverumgebung gehostet werden. Bitte beachten Sie hierbei, dass unabhängig von diesen Aspekten der Voxco-Kunde allein für alle Entscheidungen bezüglich der von Ihnen in der Umfrage gesammelten oder von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten verantwortlich ist. Für Informationen darüber, wie ein Voxco-Kunde Ihre Daten verwenden möchte (und um deren Datenschutzrichtlinie einzusehen), wenden Sie sich bitte an den Voxco-Kunden, von dem Sie die Umfrageeinladung erhalten haben.

Darüber hinaus beachten Sie bitte, dass Voxco anonyme Daten zu statistischen Zwecken aggregieren und/oder kompilieren kann. Diese Informationen könnten aus Formularen auf unserer Website oder auf einer Kundenseite gesammelt werden.

Die Informationen, die wir sammeln

Die von Voxco gesammelten personenbezogenen Informationen fallen in drei Hauptkategorien: (1) alle Informationen, die Sie selbst aktiv Voxco zur Verfügung stellen, (2) Informationen, die wir auf andere Weise sammeln, und (3) anonyme Informationen, die wir zu statistischen Zwecken sammeln.

Von Ihnen bereitgestellte Informationen

Die spezifischen personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, können je nach Ihrer Interaktion und Beziehung zu Voxco variieren. Wir könnten folgende Arten von personenbezogenen Daten von Ihnen sammeln und verarbeiten und gemäß dieser Datenschutzrichtlinie verwenden:

  • Ihr Name, Geschlecht, Berufsbezeichnung/Rolle und professionelle Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail und Unternehmen, Büroadresse);
  • Alle anderen personenbezogenen Daten, die Sie aktiv mit uns teilen, über eine der folgenden Möglichkeiten: Ausfüllen von Formularen auf unserer Website (voxco.com) oder verwandten Webseiten, Ausfüllen von Formularen von Voxco-Umfragen auf unserer Website oder auf einer Kundenwebsite (z. B. kostenlose Umfragetools usw.), durch das Senden einer E-Mail, die Teilnahme an einem Online-Chat, indem Sie Informationen in Anwendungen bereitstellen, die wir für technischen Support verwenden, durch Hinterlassen von Voicemails, Konferenzen oder Webinaren oder für Online-Seiten wie Blogs oder soziale Medien oder auf andere Weise;
  • Kauf- und Zahlungsinformationen, einschließlich aller Kreditkarten- und Bankinformationen, die Sie Voxco zur Zahlungsabwicklung zur Verfügung stellen;
  • Wenn Sie unsere Büros besuchen, müssen Sie sich möglicherweise an unserer Sicherheitsrezeption anmelden, indem Sie Ihren Namen, Ihre Kontaktinformationen und andere Anmeldeinformationen angeben;
  • Ihr Lebenslauf oder Arbeitsportfolio, das Sie uns im Rahmen einer Bewerbung bei Voxco zusenden;
  • Alle anderen Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen und die für Ihre Beziehung zu Voxco relevant sein können und die es uns ermöglichen, Ihnen Produkte, Dienstleistungen und Informationen bereitzustellen.

Informationen, die wir möglicherweise aus anderen Quellen sammeln

Neben den Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen, können wir auch Informationen von Dritten und über automatisierte Mittel von unserer Website sammeln (wie unten beschrieben).

Die Quellen und Arten von personenbezogenen Daten umfassen:

  • Informationen zur Website-Nutzung: Ähnlich wie die meisten Website-Betreiber, sammelt Voxco automatisch bestimmte Informationen über die Website-Nutzung, um das Besuchererlebnis zu optimieren und unsere Website kontinuierlich zu verbessern. Konkret können wir, wenn Sie unsere Website (voxco.com) und alle zugehörigen Webseiten besuchen, Informationen über Ihre Interaktion mit der Seite sammeln, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die folgenden Punkte: URLs unserer besuchten Webseiten, URLs der verweisenden und ausscheidenden Seiten, Seitenaufrufe, verbrachte Zeit auf einer Seite, Anzahl der Klicks, Plattformtyp, Standortdaten und andere Informationen darüber, wie Sie die Website genutzt haben.
  • Geräteinformationen: Wenn Sie unsere Website (www.voxco.com) nutzen, sammeln wir automatisch technische Informationen wie IP-Adresse oder andere Gerätekennungen, Geolokationsdaten und Betriebssystemversionen.
  • Beispiele: Wenn Sie unsere Beispiel-Mobilanwendung herunterladen oder an einer Beispielumfrage teilnehmen, können wir automatisch Informationen über Ihr Gerät (Computer oder Mobilgerät) sammeln.
  • Daten von Drittanbietern: Gelegentlich können wir personenbezogene Daten über Sie von öffentlich zugänglichen Quellen wie beispielsweise Google und LinkedIn sammeln; sowie von Dritten, einschließlich unserer Partner oder Mitglieder der Lieferkette.
  • Ihr Arbeitgeber: Wenn Sie ein Mitarbeiter eines Voxco-Kunden (aktiver oder früherer Kunde) sind, werden alle persönlichen Informationen (z. B. E-Mail), die Ihr Arbeitgeber an Voxco gibt, um Ihnen Zugang zum System Ihres Unternehmens-Voxco-Kontos oder anderen Voxco-Ressourcen zu ermöglichen, gesammelt. Ebenso, wenn Sie ein Mitarbeiter eines Unternehmens sind, dem Voxco Produktinformationen, Demos oder andere Kommunikation bereitstellt, werden alle Ihre Kontaktdaten, die Ihr Arbeitgeber an Voxco gibt, um Ihnen diese Informationen, Produktvorführung oder andere Kommunikation zu geben, gesammelt.

Informationen, die wir zu statistischen Zwecken sammeln können

Voxco kann anonyme Daten zu statistischen Zwecken aggregieren und/oder kompilieren. Wir können folgende Arten von Informationen von einem Benutzer von Voxcos Umfragetool sammeln und verarbeiten, egal ob auf unserer Website oder einer Kundenwebsite:

  • Hauptgrund für den Besuch der Website;
  • Feedback zur Website;
  • Fähigkeit, die benötigte Aufgabe durch den Besuch der Website zu erfüllen;
  • Gesamtzufriedenheit mit der Website;
  • Wie wahrscheinlich es ist, dass der Benutzer die Website einem Freund oder Kollegen empfiehlt;
  • Alle anderen anonymen Informationen, die auf Voxcos Formularen ausgefüllt oder anderweitig unter Verwendung von Voxcos Software bereitgestellt werden.

Wie wir Ihre Informationen verwenden

Die von uns über Sie gesammelten Daten werden ausschließlich für den internen Gebrauch von Voxco verwendet. Wir bemühen uns, Ihre persönlichen Daten streng vertraulich zu behandeln und verkaufen Ihre Informationen niemals an Dritte. Darüber hinaus geben wir Ihre Informationen nur wie hier beschrieben weiter, wenn wir Ihre Zustimmung haben oder wenn dies erforderlich ist, um rechtliche und vertragliche Serviceverpflichtungen zu erfüllen. Der Zugriff auf Ihre persönlichen Informationen wird auf diejenigen bei Voxco beschränkt, die ein legitimes Geschäftsinteresse daran haben, sie einzusehen. Alle unsere Mitarbeiter sind vertraglich zur Einhaltung von Datenschutz- und Vertraulichkeitsverpflichtungen verpflichtet.

Voxco verarbeitet personenbezogene Daten nur im Rahmen der anwendbaren Gesetze, soweit Sie Ihre Zustimmung erteilt haben, ein berechtigtes Interesse von Voxco vorliegt oder aufgrund gesetzlicher/vertraglicher Verpflichtungen. Allerdings kann Voxco anonyme Daten zu statistischen Zwecken aggregieren und/oder kompilieren und diese nach eigenem Ermessen mit seinen Kunden und jeder anderen Person zu jedem Zweck teilen.

Die Verarbeitungszwecke umfassen:

  • Um sicherzustellen, dass unsere Website und Dienstleistungen optimal für Sie präsentiert werden;
  • Um unsere Verpflichtung zu erfüllen, Ihnen Informationen, Produkte und Dienstleistungen (einschließlich Schulungen), die Sie von uns anfordern, bereitzustellen;
  • Um Ihnen Produktvorführungen, Videos, Beispielumfragen, mobile Apps, Informationen oder Vorschläge für zukünftige Dienstleistungen, die Sie angefordert haben oder an denen Sie interessiert sein könnten, bereitzustellen;
  • Um unsere Verpflichtungen aus allen Verträgen zwischen Ihnen und Voxco zu erfüllen, einschließlich der Abwicklung von Abrechnungszwecken oder Zahlungstransaktionen über Dienstleister;
  • Um rechtliche, sicherheitsbezogene und behördliche Anforderungen zu erfüllen und um gegen betrügerische, verdächtige oder andere illegale Aktivitäten vorzugehen;
  • Um allgemeine Kommunikationen mit Ihnen zu etablieren, einschließlich Benachrichtigungen über Änderungen an unseren Produkten und Dienstleistungen;
  • Um unser Geschäft zu betreiben;
  • Unsere Dienstleistungen zu analysieren und zu verbessern;
  • Um Ihnen zusätzliche Inhalte und Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen; und
  • andere Aktionen durchzuführen, die zum Zeitpunkt der Datensammlung oder zu Beginn unserer Beziehung zu Ihnen beschrieben wurden, wie z. B. in einem Kundenvertrag.

Wie lange speichern wir Ihre persönlichen Informationen

Voxco speichert Ihre persönlichen Informationen nur so lange, wie es erforderlich ist, um den Zweck zu erfüllen, für den sie erhoben wurden. Die Aufbewahrungsfristen können je nach Kriterien wie Zweckumfang, Vertragsanforderungen, betrieblichen Bedürfnissen, rechtlichen Gründen und Archivierungsvorgaben variieren. Wir werden persönliche Informationen löschen oder anonymisieren, sobald sie nicht mehr benötigt werden oder wenn Sie uns eine schriftliche Aufforderung zur Löschung senden.

Wo wir Ihre persönlichen Informationen speichern

Der Großteil der personenbezogenen Daten, die Voxco durch Formulare auf unserer Website oder direkt von Kunden von Voxco erhebt, wird in dem von uns verwendeten Customer Relationship Management (CRM)-System gespeichert, nämlich Salesforce.com. Ihre Datenschutzerklärung und Zertifizierung finden Sie unter: www.salesforce.com/ca/company/privacy/. Voxco hat eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit Salesforce abgeschlossen.

Wir verwenden auch Unbounce.

Andere personenbezogene Daten können gelegentlich in unseren lokalen Büros gespeichert und verarbeitet werden.

Dies ist keine ausschließliche Liste von Anbietern. Unten aufgeführt finden Sie eine Liste anderer Anbieter, die wir verwenden und wir können nach unserem Ermessen weitere Anbieter für diese oder andere Zwecke einsetzen.

Mit wem wir Ihre persönlichen Daten teilen

Voxco verlässt sich auf eine begrenzte Anzahl von Drittanbietern, um uns bei unseren Geschäftstätigkeiten zu unterstützen. Diese Unternehmen verarbeiten möglicherweise einige Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit den Dienstleistungen, die sie in unserem Namen erbringen. Sie tun dies gemäß den Anweisungen von Voxco und sind vertraglich verpflichtet, angemessenen Schutz Ihrer Daten gemäß den gesetzlichen Anforderungen zu gewährleisten.

Voxco kann Ihre persönlichen Daten für jeden rechtmäßigen Zweck mit Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen teilen.

Diese Drittanbieter können umfassen:

  • Unternehmen, die Voxco wichtige Dienstleistungen zur Erfüllung unserer Geschäftsverpflichtungen bereitstellen:

– CRM-Systemanbieter: Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics
– Daten-Server-Hosting: Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure, Google Cloud Platform
– IT- und Infrastrukturdienstleistungen: IBM, Dell Technologies, Hewlett Packard Enterprise (HPE)
– Video-Hosting: YouTube, Vimeo, Wistia
– Marketingdienstleistungen: MailChimp, Constant Contact, Marketo
– Analytik: Google Analytics, Adobe Analytics, Mixpanel

  • Unterauftragnehmer, die unter Vertraulichkeitsvereinbarungen mit Voxco arbeiten und uns bei der Erweiterung des Supports und der professionellen Dienstleistungen für Kunden unterstützen, können je nach Bedarf variieren und umfassen möglicherweise Fachleute aus den Bereichen Softwareentwicklung, technischer Support, Datenanalyse und Beratung.
  • Finanz- und andere Arten von Institutionen, die Voxco mit Abrechnungs-, Zahlungs- und Finanzversicherungsdienstleistungen versorgen können, umfassen Banken, Zahlungsabwicklungsunternehmen und Versicherungsgesellschaften.
  • Unsere Partner, die möglicherweise ergänzende oder ergänzende Informationen, Dienstleistungen und Produkte bereitstellen, können Werbepartner, Technologiepartner, Beratungsunternehmen und andere Geschäftspartner sein.

Wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, einschließlich nationaler Sicherheits- oder Strafverfolgungsanforderungen, können wir Ihre personenbezogenen Daten mit Dritten teilen. Und wenn wir an einer Übernahme, Verkauf oder Fusion beteiligt sind, können wir einige oder alle Ihre personenbezogenen Daten an einen solchen Dritten übertragen.

Verwalten Sie Ihre persönlichen Informationen

Sie können die personenbezogenen Daten, die wir über Sie haben, auf verschiedene Weise kontrollieren.

Abmeldung von Kommunikation

Voxco sendet gelegentlich Marketing-E-Mails, um Informationen über neue Produkte, Dienstleistungen und Funktionen bereitzustellen. Sie können sich von solchen Kommunikationen abmelden, indem Sie den Abmelde-Link im Fußbereich jeder E-Mail verwenden oder uns unter einer der unten angegebenen Adressen kontaktieren.

Bitte beachten Sie, dass unsere Systemnutzer die transaktionale Kommunikation über aktive Dienste, die für ihre Geschäftsbeziehung mit Voxco relevant sind (z. B. Wartungs-E-Mails, Versionshinweise), nicht ablehnen können.

Ihre Rechte an Ihren persönlichen Daten

Sie haben bestimmte Rechte über Ihre persönlichen Daten, die Voxco erhebt und verarbeitet. Diese Rechte, die den örtlichen Datenschutzgesetzen unterliegen, können die folgenden Rechte umfassen:

  • über den Zweck informiert zu werden, für den Ihre Daten erhoben werden;
  • Zugang zu Ihren von uns gespeicherten persönlichen Daten zu haben;
  • falsche oder unvollständige persönliche Daten korrigieren zu lassen;
  • Ihre persönlichen Daten zu löschen, soweit dies durch andere rechtliche Verpflichtungen zulässig ist;
  • die zukünftige Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten durch Voxco einzuschränken;
  • Ihre personenbezogenen Daten so weit wie möglich an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen zu übermitteln;
  • der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen zu widersprechen.

Um Ihre Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter einer der unten aufgeführten Voxco-Adressen oder schreiben Sie uns an privacy@voxco.com. Je nach Komplexität der Anfrage streben wir an, alle Anfragen innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt zu bearbeiten.

Zusätzliche Datenschutzrechte in Kalifornien

Wenn Sie Einwohner von Kalifornien sind, könnte Ihnen der California Consumer Privacy Act in einigen Fällen zusätzliche Rechte neben den hier enthaltenen Offenlegungen über die Datensammlung, -nutzung und -weitergabe gewähren. Außerdem erlaubt Ihnen der California Civil Code Section 1798.83, bestimmte Informationen über unsere Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte zu Marketingzwecken der Dritten anzufordern. Um eine solche Anfrage zu stellen, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail an privacy@voxco.com.

Unsere Website, Produkte und Dienstleistungen sind nicht für Minderjährige gedacht. Wenn Sie jedoch Einwohner von Kalifornien unter 18 Jahren sind und registrierter Benutzer sind, erlaubt Ihnen der California Business and Professions Code Section 22581, die Entfernung von Inhalten oder Informationen, die Sie öffentlich gepostet haben, zu beantragen und zu erhalten. Um eine solche Anfrage zu stellen, senden Sie bitte eine E-Mail mit einer detaillierten Beschreibung der spezifischen Inhalte oder Informationen an privacy@voxco.com. Wir werden Ihre Anfrage in Übereinstimmung mit geltendem Recht bearbeiten.

Nach kalifornischem Recht können Einwohner Kaliforniens, die eine Geschäftsbeziehung mit uns haben, sich dafür entscheiden, dass wir personenbezogene Daten über sie nicht an Dritte zu Marketingzwecken weitergeben.

Cookie-Richtlinie

Was sind Cookies?

Ein Cookie ist eine kleine Textdatei, die eine Website auf Ihrem Computer oder Mobilgerät speichert, wenn Sie die Website besuchen. Es ermöglicht der Website, Ihre Aktionen und Präferenzen (wie Sprache, Schriftgröße und andere Anzeigeeinstellungen) über einen bestimmten Zeitraum zu speichern, sodass Sie diese nicht jedes Mal erneut eingeben müssen, wenn Sie zur Website zurückkehren oder von einer Seite zur anderen blättern.

Wie verwenden wir Cookies?

Voxco verwendet „Session-Cookies“ (die gelöscht werden, wenn Sie Ihren Browser schließen) und „permanente“ Cookies, um wiederkehrende Besuche zu erkennen. Die Verwendung dieser Cookies hilft Voxco, Ihre Browsererfahrung zu verbessern und das Verhalten auf der Website auf aggregierter Ebene zu bewerten. Wir verwenden diese Informationen ausschließlich zu internen Zwecken und geben sie nicht an andere Parteien weiter.

Einige unserer Dienstleister können auch eigene Cookies verwenden, über die Voxco keine Kontrolle hat. Dazu gehören die Sammlung von Informationen für Analysen und Werbung, Bereitstellung von Social-Media-Funktionen, Verbesserung Ihrer Browsererfahrung (Videos und Typen) und Sicherstellung des Dienstes eines Live-Chats.

Wie kann man Cookies kontrollieren?

Sie können Ihre Browsereinstellungen ändern, um Cookies abzulehnen oder zu kontrollieren, wie Sie möchten. Wenn Sie jedoch keine Cookies akzeptieren, können Sie unsere Website möglicherweise nicht wie beabsichtigt und in vollem Funktionsumfang nutzen.

Google Analytics

Google Analytics und andere Analyseprogramme verwenden Cookies, damit wir sehen können, wie Sie die Produkte und Dienstleistungen nutzen, damit wir Ihre Erfahrungen verbessern können. Die Möglichkeit von Google, Informationen, die von Google Analytics über Ihre Besuche auf der Website gesammelt wurden, zu verwenden und weiterzugeben, unterliegt den Nutzungsbedingungen von Google Analytics, die unter http://www.google.com/analytics/terms/us.html und der Google-Datenschutzrichtlinie unter http://www.google.com/policies/privacy/ verfügbar sind. Sie können verhindern, dass Google Analytics Sie bei einem erneuten Besuch der Website wiedererkennt, indem Sie Cookies in Ihrem Browser deaktivieren. Wenn Sie möchten, dass Daten von Google Analytics nicht gemeldet werden, können Sie das Google Analytics Opt-out-Browser-Add-on installieren, das unter https://tools.google.com/dlpage/gaoptout verfügbar ist. Für Informationen über andere verwendete Analysedienste kontaktieren Sie uns bitte unter den unten angegebenen Kontaktinformationen.

Um weitere Informationen zu erhalten

Voxco ist bestrebt, Anfragen entgegenzunehmen und alle Beschwerden, die Sie an uns richten, in angemessener Zeit zu bearbeiten und zu lösen. Um Ihre Rechte bezüglich Ihrer persönlichen Daten auszuüben oder zusätzliche Informationen zu dieser Datenschutzrichtlinie und dem Umgang von Voxco mit Ihren persönlichen Daten zu erhalten, können Sie uns eine E-Mail an privacy@voxco.com senden oder uns unter einer der unten angegebenen Adressen kontaktieren.

Wenn Sie im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) leben:

Voxco France

66, rue Escudier

92100 Boulogne-Billancourt

Last update: October 23, 2020, V 4.6

Introduction

Voxco is committed to protecting and respecting your privacy. When you visit our website, use our products and services, or otherwise interact with Voxco we may collect and process information about you (‘personal data’). This privacy policy outlines how Voxco handles your personal data and your rights to that data.

 

Who we are

Voxco is a provider of survey software to market and social research organizations, insights departments, universities, and governments. As a general course of business we may collect personal data from clients, system users, job applicants, individuals who fill out forms on our website or a website using our software (herein a ‘client website’), or have asked for information about our products and services via other means, and those wishing to provide services to Voxco. In these situations we are the ‘Data Controller’ (i.e. the party that determines what data should be collected and how it will be used).

This privacy policy applies to Voxco as a Data Controller and covers the processing activities of all its legal entities and operating locations.   To obtain more information or contact Voxco, please see the “Additional Information” section at the end of this policy for our contact locations.

 

Data collected by us or our clients

Voxco clients use our software to gather survey answers from individuals. All of our products are provided through a self-service platform, whereby our clients decide what data to collect, how to manage the data and which of their system users should have access to the data. In this regard, our clients, who own and control the data they collect, are the Data Controllers; while Voxco is the Data Processor (we only process personal data based on direct and specific instructions from our clients).

If you participated in a web or mobile survey from one of our clients, the survey footer may state ‘powered by Voxco’ and the data may be hosted on a Voxco-provided server environment.  Please note that regardless of those aspects, it is the Voxco client who is solely responsible for all decisions regarding any personal data they collect about or from you in the survey. For information on how a Voxco client intends to use your data (and to see their privacy policy) please contact the Voxco client from whom you received the survey invitation.

Furthermore, please note that Voxco may aggregate and/or compile anonymous data for statistical purposes. This information could be collected from forms on our website or on a client website.

 

The information we collect

The personal information gathered by Voxco falls into three main categories: (1) any information you actively provide to Voxco, and (2) information we collect through other means and (3) anonymous information we collect for statistical purposes.

 

Information you provide us

The specific personal information you provide to us may vary depending on your interaction and relationship with Voxco.  We may collect and process the following type of information from you and use it in accordance with this privacy policy:


Your name, gender, job title/role and professional contact details (e.g. phone number, email and company, office address);

 

  • Any other personal information that you actively share with us through one of the following means: filling out forms on our website (www.voxco.com) or related webpages, filling out forms of Voxco’s survey on our website or on a client  website (ex. free survey tools etc.), by sending an email, participating in an online chat, by providing information in any applications that we use for technical support, by leaving voice mails, or other means;

     

  • Purchasing and payment information, including any credit card and banking information that you provide Voxco to process payment;

     

  • If you visit our offices, you may be required to sign-in at our security desk by providing your name, contact information and other credentials;

     

  • Your CV (curriculum vitae) or portfolio of work that you send us as part of a job application at Voxco;

     

  • Any other information you provide us that may be relevant to your relationship with Voxco and that enables us to provide you products, services and information.

     

 

Information we may collect from other sources

In addition to information you provide us, we may also collect information from third parties and via automated means from our website (described below).

The sources and type of personal information includes:


Third party sources: occasionally, we may collect personal information about you from publicly available sources such as, for example, Google and LinkedIn; as well as from third parties including our partners or supply chain members.

 

  • Your employer: if you are an employee of a Voxco client (active or previous client), any personal information (e.g. email) that your employer gives to Voxco in order to provide you system access to your company’s Voxco account or other Voxco resources; or, similarly, if you are an employee of a company to whom Voxco is providing product information, demos or other communication, any of your contact information that your employer provides to Voxco in order to give you said information, product demonstration or other communication.

     

  • Website usage information: like most website operators, Voxco collects certain information automatically about our website traffic in order to optimize the visitor experience and continually improve our website. Specifically, when you visit our website (www.voxco.com) and any associated webpages, we may collect the following about your interaction with the site: URLs of our web pages that you visited, URLs of referring and exiting pages, page views, time spent on a page, number of clicks, platform type, location data and other information about how you used the website.

     

  • Device information: when you use our website (www.voxco.com) we collect, by automated means, technical information such as IP address or other device identifier, geolocation data, and operating system version.

     

  • Samples: when you download our sample mobile app or participate in a sample survey, we may automatically collect information about your device (computer or mobile device).

     

Information we may collect for statistical purposes

Voxco may aggregate and/or compile anonymous data for statistical purposes. We may collect and process the following type of information from a user of Voxco’s survey tool, whether on our website or  a client website:


Industry

 

  • Main reason for visiting the website;

     

  • Feedback about the website;

     

  • Ability to accomplish the task needed by visiting the website;

     

  • Overall satisfaction about the website;

     

  • How likely the user is to refer the website to a friend or colleague;

     

  • Any other anonymous information filled out on Voxco’s forms or otherwise using Voxco’s software.

     

In using Voxco’s free website satisfaction survey and in participating to this survey, you consent that Voxco could aggregate and/or compile anonymous data for statistic purposes.[A1] 

How we use your information

The data we collect about you is exclusively for Voxco’s use. We keep your information strictly confidential and never sell your information to others. Furthermore, we only share your information if we have your consent, or if required to meet legal and contractual service obligations. We limit access to your personal information to those at Voxco who have a legitimate business need to view it.  All our employees are contractually bound to privacy and confidentiality obligations.

However, Voxco may aggregate and/or compile anonymous data for statistic purposes and could share it with its clients and any other person, at its sole discretion.[A2] 

 

Usage purpose

Voxco only processes personal information where you have provided consent, Voxco has a legitimate interest, or due to legal/contractual obligations. However, Voxco could aggregate and/or compile anonymous data for statistical purposes and could share it with its clients and any other person, for any purpose, at Voxco’s sole discretion.[A3] 

 

The processing purposes include:


To ensure that our website is presented in the optimal manner for you;

 

  • To fulfill our obligation in providing you with information, products, and services (including training) that you request from us;

     

  • To provide you with product demonstrations, videos, sample surveys, mobile apps, information or proposals for future services that you requested, or may be interested in;

     

  • To carry out our obligations stemming from any contracts between you and Voxco; including processing for billing purposes or for payment transactions through service providers;

     

  • To meet legal, security, and regulatory requirements; and to protect against fraudulent, suspicious, or other illegal activities;

     

  • To establish and maintain general communications with you, including to notify you about changes to our products and services.

     

 

How long we store your personal information

Voxco will store your personal information only for as long as it is needed to fulfill the purpose for which it was collected. Retention periods can vary based on criteria that include: scope of purpose, contract requirements, operational needs, legal reasons and archiving requirements. We will delete or depersonalize any personal information once it is no longer needed or if you send us a written request to do so.

 

Where we store your personal information

The majority of the personal data that Voxco collects through forms on our website, or directly from customers of Voxco, is stored in the Customer Relationship Management (CRM) system we use, namely Salesforce.com. This company is a global leader in CRM services and is certified under the EU-U.S. Privacy Shield Framework and the Swiss-U.S. Privacy Shield Framework. Their privacy statement and certification can be found at: www.salesforce.com/ca/company/privacy/. Voxco has concluded a Data Processing Agreement with SalesForce

We also use Unbounce and Bizible. We have a DPA with Unbounce. For Bizible, the information 

regarding their cookies is documented here: https://experienceleague.adobe.com/docs/bizible/using/bizible-tracking/setting-up-tracking/bizible-cookies.html

The resource for details on Bizible’s privacy policy: https://www.marketo.com/bizible/

Other personal data may occasionally be stored and processed at our local offices.

 

With whom we share your personal information

Voxco only processes your personal information for its own purposes – we do not sell nor use your data for commercial purposes. However, Voxco could aggregate and/or compile anonymous data for statistical purposes and could share it with its clients or any other person, at Voxco’s sole discretion, [A4] including, but without limitation, with the owner of a client website you visited and business competitors of such client website owner.

Voxco relies on a limited number of third-party service providers to assist us with our business activities.  These entities may process some of your personal information in connection with the services they provide on our behalf. They do so under instructions from Voxco and are bound by contractual obligations to provide adequate protection of your data in line with regulatory requirements.

These third parties may include:


Companies that provide Voxco with key services in fulfilling our business obligations, such: CRM system provider, data server hosting, IT & infrastructure services, video hosting, marketing services,  etc.

 

  • Sub-contractors who, under confidentiality engagement with Voxco, help us augment the support and professional services we provide to clients;

     

  • Financial and other type of institutions that provide Voxco with billing, payment and financial insurance services;

     

  • Our partners who may provide you ancillary or complementary information, services and products. 

     

If required to comply with any legal obligations, including national security or law enforcement requirements, we may share our personal information with third parties.  And if we are involved in an acquisition, sale, or merger, we may transfer some or all of your personal data to such a third party.

 

Manage your personal information

You can control the personal information we have about you in several ways.

 

Cookie policy

What are cookies?

A cookie is a small text file that a website saves on your computer or mobile device when you visit the site. It enables the website to remember your actions and preferences (such as language, font size and other display preferences) over a period of time, so you don’t have to keep re-entering them whenever you come back to the site or browse from one page to another.

 

How do we use cookies?

Voxco uses ‘session cookies’ (which are erased when you close your browser) and ‘permanent’ cookies to recognize repeat visits.  The use of these cookies helps Voxco improve your browsing experience and evaluate website behavior at the aggregate level. We use this information exclusively for internal purposes and we do not share this information with other parties.

Some of our service providers may also use cookies of their own, over which Voxco does not have control. These include the collection of information for analytics and advertising, to provide social media features, to improve your browsing experience (videos and types) and to ensure the service of a live chat.

 

How to control cookies?

You can modify your browser settings to decline or control cookies as you wish. However, if you do not accept cookies, you may not be able to experience our website as intended and to the full functionality.

 

Opt-out of communications

Voxco occasionally sends marketing emails to provide information about new products, services and features. You may opt-out of receiving such communications by using the unsubscribe link included in the footer within each email, or by contacting us at one of the addresses provided below.

Note that our system users cannot opt-out of transactional communication regarding active services that are relevant for the business relationship they have with Voxco (e.g. maintenance emails, release notes).

 

Your rights to your personal data

You have certain rights over your personal data that Voxco collects and processes. These rights, subject to local data protection laws, may include the following rights:

  • to be informed about the purpose for which your data is being collected;
  • to access your personal data held by us;
  • to have incorrect or incomplete personal data corrected;
  • to erase/delete your personal data to the extent permitted by other legal obligations;
  • to restrict Voxco’s future processing of your personal data;
  • to transfer your personal data to another controller to the extent possible;
  • to object to any processing of your personal data carried out on the basis of our legitimate interests.

To exercise your rights, please contact us at one of the Voxco addresses listed below or write to us at privacy@voxco.com.  Depending on the complexity of the request, we aim to address all requests within 30 days of receipt.

 

Voxco certification under Privacy Shield

Voxco (Groupe Voxco) complies with the EU-U.S. Privacy Shield Framework and the Swiss-U.S. Privacy Shield Framework as set forth by the U.S. Department of Commerce regarding the collection, use and retention of personal information transferred from the European Union, the United Kingdom and Switzerland to the United States. Voxco has certified to the Department of Commerce that it adheres to the Privacy Shield Principles of Notice, Choice, Accountability for Onward Transfer, Security, Data Integrity and Purpose Limitation, Access, and Recourse, Enforcement and Liability. If there is any conflict between the terms in this privacy policy and the Privacy Shield Principles, the Privacy Shield Principles shall govern.

A goal of the Privacy Shield program is to inform European and Swiss individuals about their rights with regards to their personal data that is transferred from the European Union, the United Kingdom and Switzerland to the United States. To learn more about the Privacy Shield program please access: https://www.privacyshield.gov.

Voxco provides products through a self-service platform, whereby our clients are the Data Controller and Voxco, as a Data Processor, only treats data based on instructions from our clients. Data that our European SaaS clients collect using Voxco’s survey tools, are stored on servers in the European Union, unless the clients requests a different location.

Where Voxco, acting as a Data Controller, collects data about you it is for the purposes listed here and only shared as described here.

In cases of onward transfer to third parties of data of EU individuals received pursuant to the EU-US Privacy Shield, Voxco is potentially liable. Voxco has DPA agreements with all third-party system providers such as Salesforce and Unbounce where EU resident data might be transferred.

 

To obtain additional Information

Voxco is fully committed to addressing inquires and resolving any complaints you raise to us in a timely and appropriate manner. To exercise your rights to your data, or obtain additional information about this privacy policy and Voxco‘s handling of your personal data, you may email us at privacy@voxco.com or contact us at one of the addresses below.

If you live in the EEA (European Economic Area):

Voxco France

66, rue Escudier

92100 Boulogne-Billancourt

FRANCE

  1. +33 (0) 1 77 70 00 50

If you live outside the European Economic Area:

Group Voxco

1440 St. Catherine Street West

Suite 900

Montreal, Quebec, H3G 1R8

CANADA

  1. +1 514 861-9255

European GDPR – complaints

If you believe Voxco is not processing your personal information according to this privacy policy or applicable EEA data protection laws, including GDPR, you have the right to lodge a complaint with the relevant supervisory authority under which Voxco is registered – the CNIL in France.  You can find details and their contact information at the following website https://www.cnil.fr/en/home.

 

US-EU Privacy Shield – complaints

If you are a European or Swiss resident and have unresolved concerns about the manner in which Voxco maintains or uses your data under Privacy Shield, please contact the Insights Association (see link below) for more information and to file a complaint. These dispute resolution services are provided at no cost to you.

The INISGHTS ASSOCIATION PRIVACY SHIELD PROGRAM is a non-profit alternative dispute resolution provider located in the United States and operated by the Insights Association.

https://www.insightsassociation.org/get-support/privacy-shield-program/privacy-shield-eu-swiss-citizens-file-complaint

If neither Voxco nor our resolution provider resolves your complaint, you may have the possibility to invoke binding arbitration before the Privacy Shield Panel.

As per Privacy Shield, Voxco is subject to the investigatory and enforcement powers of the Federal Trade Commission (FTC).

 

Additional privacy aspects

Privacy of minors

We do not knowingly provide this website for anyone under the age of 16.  Those who are less than 16 years of age should not use our website.

 

Links to other websites

As a service to our website visitors, we may provide links to other (non-Voxco) websites. Any such links are provided solely for your convenience. Voxco is not responsible for the privacy practices or the content of any third-party websites. We encourage you to read their privacy policies prior to providing any personal data.

 

Changes to this privacy policy

Voxco reserves the right to modify this privacy policy at any time.  Any future changes we make to our privacy policy will be posted on this page on our website (www.voxco.com). If we make changes we will modify the date with “Last Updated” date at the top of this privacy policy.