SHARE THE ARTICLE ON
Die Prozessautomatisierung beschleunigt oder vereinfacht manuelle Tätigkeiten und macht das Ergebnis für die Benutzer leichter zugänglich. In der Regel verringert die Automatisierung den Bedarf an menschlichem Denken oder menschlicher Arbeit bei der Ausführung einer Aufgabe. Automatisierte Aktionen reagieren sofort auf eine vorhergehende Aktion. Automatische Elemente in der Technik wurden so programmiert, dass Aktionen andere damit verbundene Aktivitäten auslösen.
Bei der Prozessautomatisierung wird Technologie eingesetzt, um komplizierte Unternehmensabläufe zu automatisieren. Sie dient im Allgemeinen drei Zwecken: der Automatisierung von Abläufen, der Zentralisierung von Informationen und der Eliminierung der Notwendigkeit menschlicher Eingaben. Dadurch sollen Engpässe beseitigt, Fehler und Datenverluste verringert und die Transparenz, die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und die Verarbeitungsgeschwindigkeit erhöht werden.
Nehmen wir eine Fahrzeugwäsche. Der vollständig automatisierte Vorgang sieht in etwa so aus:
Obwohl es sich um eine recht einfache Automatisierung handelt, ist dieser Vorgang den meisten Menschen vertraut. Es führt mühelos eine digitale Transaktion und eine Kundeneingabe zusammen und wandelt sie in eine mechanische Reihe von Automatisierungen um, die Software, Hardware und die Kommunikation mit einem Buchhaltungssystem nutzen.
Die Prozessautomatisierung rationalisiert ein System, indem sie menschliche Eingaben eliminiert, wodurch Fehler reduziert, die Liefergeschwindigkeit erhöht, die Qualität verbessert, Kosten gesenkt und der Geschäftsprozess vereinfacht werden. Sie kombiniert Software, Menschen und Verfahren, um einen vollständig automatisierten Arbeitsablauf zu schaffen.
Sondierung Forschung scheint schwierig zu sein, aber ein effektiver Leitfaden kann helfen.
Der Mechanismus von Antikythera war ein Gerät, mit dem die Positionen von Himmelskörpern mathematisch geschätzt werden konnten. Die Maschine, die als erster analoger Computer bekannt ist, führte astronomische Berechnungen durch, ohne dass das vorherige Maß an menschlicher Aufmerksamkeit (z. B. Schreiben oder Zeichnen von Vorhersagen) erforderlich war.
Gutenberg schuf im 15. Jahrhundert die Druckerpresse, die den Prozess der Buchherstellung mechanisierte. Zuvor hatten Schreiber die Seiten akribisch von Hand abgeschrieben. Mit der Druckerpresse mussten die Menschen nicht mehr alle Bücher von Hand abschreiben, da die Maschine Tinte auf das Papier brachte. Da Bücher nun leichter erhältlich waren, sanken ihre Preise, so dass sie einem breiteren Publikum zugänglich wurden.
Auch Maschinen aus dem 18. und 19. Jahrhundert, wie die Baumwollentkörnungsmaschine, erleichterten mühsame Handarbeit. Mit der Baumwollentkörnungsmaschine wurden die Samen aus den Baumwollfasern gewonnen. Strommaschinen aller Art trieben Unternehmen, Mühlen und Maschinen wie Züge und Fabrikanlagen an.
Während der industriellen Revolution brachte die Automatisierung der Fabriken die Beschäftigten in Gefahr. Viele Fabrikarbeiter wurden durch Maschinen verletzt, weil es keine guten Techniken gab, um außer Kontrolle geratene Maschinen zu stoppen. Die Automatisierung hat in den letzten Jahrzehnten dazu beigetragen, den Menschen zu schützen, indem sie ihn vollständig von unsicheren Geräten abkoppelt. In gefährlichen Bereichen können beispielsweise software- und robotergesteuerte Fließbandverfahren die menschliche Arbeitskraft ersetzen.
Rechnungsstellung, Kundenaufträge, Finanzabgleich, Dateneingabe, System Abfragen, Gehaltsabrechnung, Einarbeitung von Mitarbeitern oder Lieferanten und Kündigung von Mitarbeitern sind gängige Tätigkeiten, die automatisiert werden können.
In einem Dienstleistungsunternehmen kann die Prozessautomatisierung zum Beispiel sehr vorteilhaft sein. Sie können damit beginnen, nach einem aktuellen Prozess zu suchen, der Engpässe hat, fehleranfällig ist oder Systemlücken aufweist. Ein Kühlgeräte-Reparaturbetrieb, der seinen Serviceblatt-Prozess automatisieren möchte, könnte zum Beispiel so aussehen:
Wenn die Aufgabe erledigt ist, wird der Vorgang im Fakturierungssystem geschlossen und die Rechnung an den Kunden ausgestellt. Wenn Teile bestellt werden oder die Arbeit einen hohen Arbeitsaufwand erfordert, kann sich dieser Zyklus endlos fortsetzen.
Es gibt mehrere Punkte in diesem Prozess, an denen Informationen verloren gehen, Fristen versäumt werden, Papiere vor Ort liegen bleiben oder andere Fehler auftreten können. Die Prozessautomatisierung beseitigt alle Möglichkeiten für Abweichungen und Probleme.
Dank der Integration von Geräten wie Smartphones können die Ingenieure Daten elektronisch eingeben und empfangen. Mit Hilfe von Flottenüberwachungssystemen kann der tatsächliche Kilometerstand im täglichen Einsatz erfasst und automatisch auf die Aufgabe übertragen werden.
Dabei spielt die Software eine wichtige Rolle. Wenn der Techniker beispielsweise eingibt, welche Teile er verwendet hat, kann ein automatischer Alarm ausgelöst werden, um zusätzliche Sensoren oder einen bestimmten Kabeltyp zu kaufen, oder es kann sogar ein Alarm direkt an den Lieferanten gesendet werden. Eine manuelle Bestellungsfreigabe ist nicht erforderlich, da der Prozess vollständig automatisiert ist und vom System erstellt wird. Sobald der Auftrag abgeschlossen ist, befinden sich die Informationen bereits im System, was Dateneingabe und Fehler im Büro erspart.
Diese Prozessautomatisierung kann in jedem Unternehmen und für jede Tätigkeit mit mehreren Phasen erfolgen. Denken Sie an Geschäftsvorgänge, die sich wiederholen und bei denen es zu Verzögerungen kommen kann, wie z. B. Kreditbearbeitung und -genehmigung, Kundendienst und Genehmigungsmanagement.
Jedes Unternehmen ist einzigartig, aber die fünf grundlegenden Prozesse bleiben die gleichen.
Nicht jede Arbeit eignet sich für die Automatisierung. Es gibt jedoch bestimmte Quick Wins, bei denen einige Abläufe mithilfe aktueller Technologien schnell automatisiert werden können. Denken Sie an die folgenden Aufgaben innerhalb eines Unternehmens:
Veränderungen können nur dann zu einem positiven, langfristigen Wandel führen, wenn Sie eine klare Vorstellung davon haben, wo Sie hinwollen. Das Unternehmen muss seine Ziele festlegen und überlegen, wie die Automatisierung dazu beitragen soll, diese zu erreichen. Es ist auch wichtig zu überlegen, wie der Erfolg gemessen werden soll: weniger Kundenbeschwerden, eine kürzere Durchlaufzeit oder eine höhere Rentabilität?
An dieser Stelle kommt die Forschung ins Spiel, um die besten Antworten zu finden. Dabei kann es von Vorteil sein, Spezialisten hinzuzuziehen, die in der Vergangenheit erfolgreiche Prozessautomatisierung Systeme entwickelt haben. Das ideale System ist einfach und leicht zu bedienen, mit intuitiven Schnittstellen und hervorragender Benutzerfreundlichkeit. Es sollte skalierbar sein und Raum für künftige Erweiterungen und Änderungen innerhalb des Unternehmens lassen. Es sollte auch Schnittstellen zu anderen Programmen haben und sich in bestehende Software und Tools integrieren lassen. Es sollte auch ein Datenverwaltungssystem enthalten.
Dies ist wahrscheinlich die wichtigste Phase bei der Einführung der neuen Automatisierung. Die Einbindung des Personals und die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit der Software tragen dazu bei, dass die Software erfolgreich und mit einer guten Einstellung genutzt wird.
Die Einbindung des Teams in die Planungsphase, das Einholen offener Beiträge von beiden Seiten und kontinuierliche Schulungen tragen zu einem nahtlosen Übergang zum neuen Verfahren bei.
Unsere neue Methode und die von uns verwendeten Technologien sind nicht statisch, daher werden wir sie laufend messen und überwachen. So wie sich die Anforderungen des Unternehmens weiterentwickeln, sollte auch das System angepasst werden. Überwachen Sie regelmäßig die wichtigsten Leistungsindikatoren, und wenn sich die Leistung verschlechtert, überprüfen Sie den Prozess und bewerten Sie die kritischen Systemanforderungen neu.
Diese beiden Begriffe werden manchmal synonym verwendet. Es gibt jedoch einige signifikante Unterschiede und Ähnlichkeiten zwischen Robotic Process Automation (RPA) und Prozessautomatisierung. Beide haben die Fähigkeit, Unternehmensabläufe zu automatisieren, aber da enden die Gemeinsamkeiten auch schon.
Die traditionelle Prozessautomatisierung hat viel mehr Anwendungen und Verbindungen. Sie umfasst den Einsatz von Maschinen zur Erledigung von Aufgaben sowie von Software, Daten- und Speichersystemen und Integration Vorgängen. Die robotergestützte Prozessautomatisierung konzentriert sich jedoch auf Front-End-Vorgänge und ahmt die Arbeit ähnlich wie ein Mensch nach.
Die Prozessautomatisierung erfordert häufig einen erheblichen Input von IT-Experten und Entwicklern, während bei der robotischen Prozessautomatisierung Roboter eingesetzt werden, die geschult werden können oder sich selbst trainieren. RPA wird häufig bei IT-Diensten wie E-Mail-Antworten, Datenextraktion und anderen grundlegenden Systemaufgaben eingesetzt, die sonst ein Mensch erledigen würde.
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen umfasst eine breite Palette von Aktivitäten, darunter:
Obwohl Prozessautomatisierung ein weit gefasster Begriff ist, der sich auf jede Form der Rationalisierung beziehen kann, wird er am häufigsten mit Geschäftsprozessautomatisierung oder BPA in Verbindung gebracht. Zu den Geschäfts Technologien, die gängige Unternehmensprozesse automatisieren, gehören:
Die Speicher Automatisierung entlastet die IT-Mitarbeiter von sich wiederholenden, zeitaufwändigen Aufgaben der Speicherverwaltung durch Software, die Speichergeräte vorkonfigurieren und bereitstellen sowie Speicher automatisch an den effizientesten Ort verschieben kann. Rechenzentren benötigen anpassungsfähige Speicherlösungen, und je mehr Speicher von der Software verwaltet werden kann, desto mehr Ressourcen stehen einem Unternehmen für andere IT-Aufgaben zur Verfügung.
Intelligente Software wird in der Datenanalyse eingesetzt, um Trends in Unternehmensdaten zu erkennen und zu bewerten. Unternehmen können durch die Nutzung dieses Kontexts schnellere Urteile fällen.
Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen sind zwei der wichtigsten Anwendungen der Prozessautomatisierung in der aktuellen Technologie. Im Allgemeinen bringt künstliche Intelligenz Computern bei, menschenähnliche Beobachtungen und Schlussfolgerungen zu machen. In ähnlicher Weise lehrt maschinelles Lernen Computer, Muster zu erkennen, in der Regel in Bildern, und entwickelt schrittweise die Fähigkeit, intelligente Entscheidungen zu treffen, z. B. zur Optimierung der Arbeitslast und der Speicherübertragung in Rechenzentren. KI und maschinelles Lernen helfen bei Unternehmensanwendungen, z. B. beim Versenden von E-Mails an potenzielle Kunden und beim Informieren von Mitarbeitern über ihre Aufgaben.
Der Übergang zu Software-definierten Rechenzentren und Software-definiertem Speicher zeigt den Bedarf an Automatisierung. Software-definierte Infrastrukturen nutzen Programme statt Hardware, um technologische Ressourcen wie Computer, Netzwerke und Datenspeicher zu steuern.
Die Sicherheit hängt in erster Linie von der Automatisierung ab. Beim Versuch, ein Computersystem, ein Gerät oder ein Netzwerk zu hacken, haben Angreifer häufig die Oberhand. Automatisierte Systeme durchsuchen Computer- und Netzwerkdaten nach Anomalien, die auf die Anwesenheit oder die Arbeit eines Angreifers hinweisen könnten. Diese Informationen werden von Plattformen wie Endpoint Detection and Response und Intrusion Detection and Prevention Systemen genutzt, um Angriffe und Datendiebstahl zu überwachen und zu verhindern.
See Voxco survey software in action with a Free demo.
Mit einer solchen maßgeschneiderten, allumfassenden Lösung sollte die Prozessautomatisierung jedem Unternehmen, das sie angemessen einsetzt, eine Reihe von Vorteilen bieten.
Das Management kann sich bald nur noch mit den Kleinigkeiten des Unternehmens befassen; die übergeordnete Strategie und die Prozesse können in den Details der Unternehmensführung untergehen. Wenn man sich hinsetzt, die Prozessabläufe überprüft und die Prozessautomatisierung einsetzt, können die Führungskräfte ihre Abläufe richtig sehen und verstehen. Klar definierte Systeme ermöglichen tiefere Einblicke in das Geschäft und die Aussicht auf zukünftige Verbesserungen.
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist nach wie vor der Schlüssel zur Steigerung der Unternehmensproduktivität. Allein durch RPA konnte die Produktivität von Unternehmen um 86 Prozent gesteigert werden. Die Beseitigung von Engpässen, die Entlastung der Mitarbeiter von manuellen, zeitaufwändigen Prozessen und die nahtlose Integration aller Prozesse in einen einzigen automatisierten Workflow steigern die Produktivität des Unternehmens erheblich.
Lösungen zur Prozessautomatisierung verbessern die Einhaltung interner Richtlinien und Standards oder externer Vorschriften und Behörden. Da alle Prozesse automatisch ablaufen, gibt es keine Abkürzungen, fehlende Schritte oder vergessene Schritte in einem Prozess. Wenn sich ein Unternehmen Gedanken über Governance, Risiken oder Compliance macht, sollte die Prozessautomatisierung ein wichtiger Bestandteil der täglichen Arbeit sein.
Einer der attraktivsten Vorteile der Prozessautomatisierung sind die Kosteneinsparungen. Unternehmen haben von einer 59-prozentigen Kostensenkung berichtet, die es ihnen ermöglicht, mehr Bargeld zu generieren, in das Unternehmen zu reinvestieren oder sich weiterzuentwickeln. Berichten zufolge hat sich die Investition bereits nach weniger als einem Jahr amortisiert.
Die Mitarbeiter werden nicht optimal eingesetzt, weil sie mit lästigen, sich wiederholenden Tätigkeiten beschäftigt sind. Die Mitarbeiter werden zufriedener sein, wenn diese Tätigkeiten wegfallen und die Mitarbeiter wertvolleren und spannenderen Bereichen des Unternehmens zugewiesen werden, was zu besseren Geschäfts Ergebnissen führt.
Fehler können störend sein und Probleme am Arbeitsplatz verursachen. Eine ungenaue Bestellung oder Adresse ist zwar ein Problem, das behoben werden kann, aber es kostet viel Zeit. Wenn sich diese Probleme auf die Kunden auswirken, kann sich dies negativ auf das gesamte Unternehmen auswirken, zu Abwanderung führen und langfristig zusätzliche Arbeit für die Mitarbeiter schaffen. Automatisierung bedeutet, dass es wesentlich weniger Raum für Fehler gibt.
Wie bei jedem anderen Prozess oder Programm gibt es auch bei der Automatisierung eine Vielzahl von Problemen.
Dieses Problem lässt sich in viele relevante Faktoren aufgliedern:
Aufgrund dieser Hindernisse haben viele Unternehmen die Prozessautomatisierung nicht eingeführt.
Die Lösung: Viele Schwierigkeiten lassen sich lösen, wenn der Forschungsprozess angemessen durchgeführt wird und das neue System von den Mitarbeitern gut angenommen wird. Da sich das Geschäft und die Software jedoch ständig ändern, muss das System regelmäßig auf Probleme überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden. Um zu gewährleisten, dass die Verfahren nicht zusammenbrechen, sollten automatisierte Softwaretests durchgeführt werden, und es bedarf einer regelmäßigen Überwachung durch die IT-Abteilung oder die Geschäftsleitung, um die Prozesse aufrechtzuerhalten oder zu beraten, wenn Upgrades oder Änderungen vorgenommen werden müssen.
Das Aufschlüsseln aller Phasen eines Prozesses ist eine der wichtigsten Aufgaben bei der Entwicklung einer Prozessautomatisierung. Die Übergabe der Datei an Sarah mag zwar ein Schritt im Prozess sein, aber es ist möglich, dass es in diesem Abschnitt des Verfahrens zahlreiche Phasen gibt. Wird die Akte dann von irrelevanten Dokumenten bereinigt? Gibt der Mitarbeiter dann das Aktenzeichen manuell in das System ein? Das System wird nicht funktionieren, wenn irgendwelche Schritte übersprungen werden.
Die Lösung: Jeder kleine Schritt des Prozesses muss in der Forschungsphase aufgeschlüsselt werden. Es darf keine Zweideutigkeiten oder Annahmen geben; das Verfahren muss äußerst präzise sein.
Der Versuch, alles auf einmal zu implementieren
Der Versuch, ein großes System auf einmal zu erneuern, wird scheitern. Alle Mitarbeiter müssen gleichzeitig geschult werden, die gesamte Soft- und Hardware muss verfügbar sein, und es besteht die Gefahr von Missverständnissen, Enttäuschungen und Rückschlägen bei den Mitarbeitern.
Die Lösung: Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe nach der anderen. Es kann sogar eine kleinere Komponente des Prozesses sein; wenn ein Unternehmen beispielsweise seine Kreditorenbuchhaltung aktualisiert, beginnen Sie mit der Automatisierung der Kontoauszüge, bevor Sie zum Inkasso übergehen. Dies ermöglicht kleinere, schrittweise Anpassungen, eine bessere Schulung und höhere Erfolgschancen. Komplexe Unternehmensabläufe und dynamischere Lösungen haben mehr Aussicht auf Erfolg, wenn sie in kleinen Schritten durchgeführt werden.
Zu Beginn des Projekts festgelegte Ziele und Leistungsindikatoren werden häufig aufgegeben. Die Überprüfung dieser Verfahren und die Sicherstellung der kontinuierlichen Zielerreichung wird zu einer Aufgabe, die vernachlässigt oder vernachlässigt werden kann, sobald das System in Betrieb ist. Dies ist jedoch der Punkt, an dem die Verfahren nicht mehr automatisiert werden. Wenn ein Mitarbeiter erfährt, dass ein Schritt übersprungen wurde, beschließt er oder sie, jeden Tag manuell einzugreifen, um eine Funktion zu erledigen. Oder die Arbeit wird so schwerfällig, dass aus einem zweitägigen Verfahren ein fünftägiges wird.
Die Lösung: Das System muss laufend überwacht und verwaltet werden. Es ist wahrscheinlich, dass das System nach seiner Einführung geändert oder angepasst werden muss; die Offenheit für die Dynamik des Unternehmens ist eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg.
Read more
Geschäfts Umfrage-Vorlage SHARE THE ARTICLE ON Table of Contents Wenn Sie an der Entwicklung Ihres Unternehmens arbeiten und sich für die besten bahnbrechenden Entscheidungen entscheiden,
T-Test für abhängige Stichproben SHARE THE ARTICLE ON Table of Contents Was ist ein t-Test für abhängige Stichproben? Der t-Test für abhängige Stichproben wird durchgeführt,
Die Kunst des Umfrage-Testens: Das müssen Sie beachten! Erstellen Sie mühelos aussagekräftige Umfragen Legen Sie los mit dem aufschlussreichen Leitfaden von Voxco für Online-Umfragen. Download
Was ist ein guter Net Promoter Score®? Kostenloser Download: Verbessern Sie Ihre NPS®-Bewertungen mit unseren NPS®-Umfragevorlagen Jetzt herunterladen SHARE THE ARTICLE ON Eine Net-Promoter-Skala kann
Stimme des Kunden vs. Kundenerfahrung SHARE THE ARTICLE ON Table of Contents Wenn man sich anschaut, wie Kundenstimme und Kundenerfahrung Hand in Hand arbeiten, ist
Welch’s t-test SHARE THE ARTICLE ON Table of Contents Was ist der Welch’sche t-Test? Der Welch’s t-Test, auch bekannt als t-Test für ungleiche Varianzen, wird
German