Gap Analysis Gap Analysis

Lückenanalyse

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Was ist eine Lückenanalyse?

Die Lückenanalyse, manchmal auch als Bedarfsanalyse bezeichnet, ist eine Methode zur Bewertung der Leistung eines Unternehmens, bei der die tatsächliche Leistung mit der gewünschten Leistung (Unternehmensziele) verglichen wird. Sie hilft Unternehmen festzustellen, welche Ziele erreicht werden und welche nicht, und welche Schritte unternommen werden können, um sie zu erreichen.

Die Gap-Analyse kann auf zwei verschiedenen Ebenen durchgeführt werden, nämlich:

  • Strategische Ebene: Hier wird die Unternehmensleitung mit Branchenstandards verglichen.
  • Operative Ebene: Hier wird die Unternehmensleitung mit den Unternehmenszielen und -erwartungen verglichen.

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Anwendungen der Lückenanalyse

Werfen wir einen Blick auf einige der Anwendungen der Gap-Analyse in verschiedenen Branchen und Geschäftsbereichen:

  • Informationstechnologie: In der IT-Branche wird die Gap-Analyse von Projektmanagern genutzt, um die Grundlage für einen Aktionsplan zu schaffen, mit dem betriebliche Verbesserungen angestoßen werden sollen.
  • Software-Entwicklung: Mit Hilfe der Lückenanalyse lässt sich feststellen, welche Funktionen nicht berücksichtigt wurden und daher entwickelt werden müssen.  
  • Compliance-Initiativen: Die Lückenanalyse kann für Initiativen zur Einhaltung von Vorschriften verwendet werden, indem verglichen wird, was bereits getan wird, um die Vorschriften zu erfüllen, und was noch getan werden muss.
  • Kleine Organisationen: Kleine und aufstrebende Unternehmen können die Lückenanalyse als Hilfsmittel für eine effektive Ressourcenzuweisung nutzen.
  • Personalwesen: Personalabteilungen können die Lückenanalyse als Instrument zur Bewertung der in der Belegschaft vorhandenen Fähigkeiten nutzen, um zu ermitteln, welche Fähigkeiten erforderlich sind, um die Unternehmensziele effektiver zu erreichen.

Tools zur Lückenanalyse

Es gibt eine Vielzahl von Gap-Analyse-Tools, die von Unternehmen zur Bewertung ihrer Leistung genutzt werden können. Im Folgenden werden zwei nützliche Tools vorgestellt, die von Unternehmen häufig zur Durchführung einer Gap-Analyse verwendet werden.

Das 7er-Rahmenwerk von McKinsey

Das 7er-Modell von McKinsey ist ein Rahmenwerk, das zur Bewertung des Designs einer Organisation unter Berücksichtigung von 7 internen Schlüsselelementen verwendet werden kann. Diese Schlüsselelemente sind in “weiche” und “harte” Bereiche unterteilt. Harte Elemente (greifbare Faktoren, die kontrolliert werden können) sind im Vergleich zu weichen Elementen (nicht greifbare Faktoren, die nicht kontrolliert werden können) leichter zu identifizieren und zu verwalten.

Harte Elemente

  1. Strategie: Der Plan/die Pläne, den/die ein Unternehmen entwickelt hat, um einen Wettbewerbsvorteil auf seinem Markt zu erzielen und zu erhalten.
  2. Struktur: Die Art und Weise, wie ein Unternehmen die Verantwortlichkeiten zwischen seinen Geschäftsbereichen und -einheiten aufteilt.
  3. Systeme: Die Prozesse und Verfahren, die in einem Unternehmen eingesetzt werden und die Art und Weise bestimmen, wie Entscheidungen getroffen und Abläufe durchgeführt werden.

Weiche Elemente

  1. Personal: Die Art und Anzahl der Mitarbeiter, die eine Organisation benötigt, um ihre Ziele effektiv zu erreichen.
  2. Stil: Die Art und Weise, wie eine Organisation von der obersten Führungsebene geleitet wird.
  3. Fertigkeiten: Die Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeiter eines Unternehmens, gute Leistungen zu erbringen.
  4. Gemeinsame Werte: Die Standards und Normen, die Entscheidungen und das Verhalten der Mitarbeiter beeinflussen. Gemeinsame Werte sind der Kern des McKinsey-7-Modells, da sie die Grundlage jeder Organisation bilden.

SWOT-Analyze

Die SWOT-Analyse ist eine Bewertungsmethode, die sich auf vier Schlüsselaspekte eines Unternehmens konzentriert:

Interner Ursprung

  • Stärken: Die Merkmale eines Unternehmens, die ihm einen Wettbewerbsvorteil auf seinem Markt verschaffen; Dinge, die ein Unternehmen von seinen Mitbewerbern unterscheiden. Zum Beispiel: starkes Markenimage, einzigartige Produkte.
  • Schwächen: Die Merkmale eines Unternehmens, die es im Vergleich zu seinen Konkurrenten benachteiligen.  Zum Beispiel: Kapitalmangel.

Interner Ursprung

  • Chancen: Elemente im Umfeld, die ein Unternehmen zu seinem Vorteil nutzen kann. Ein Beispiel: Die Zunahme der Interaktionen zwischen Kunden und Marke über digitale Kanäle führt zu einem Anstieg des Online-Marktes.
  • Bedrohungen: Elemente des Umfelds, die einem Unternehmen Probleme bereiten könnten.  Zum Beispiel: die Auswirkungen der Pandemie auf die Gesamtnachfrage.
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Gap-Analyse-Vorlage: Durchführung einer Gap-Analyse in vier Schritten

Die folgende Vorlage für eine Lückenanalyse kann verwendet werden, um die verschiedenen Lücken zwischen der organisatorischen Leistung und den organisatorischen Zielen aufzuzeigen:

  • Schritt Eins: Definieren Sie organisatorische Ziele

Der erste Schritt besteht darin, die organisatorischen Ziele und Vorgaben klar zu definieren. Wenn sich beispielsweise eine hohe Mitarbeiterfluktuation negativ auf Ihr Unternehmen auswirkt, können Sie ein Ziel zur Verringerung der Mitarbeiterfluktuation festlegen.

  • Schritt zwei: Messung der aktuellen Leistung

Der nächste Schritt besteht darin, die aktuelle Leistung Ihres Unternehmens zu messen. In diesem Schritt müssen Sie zur Messung der aktuellen Leistung Kennzahlen verwenden, die für Ihre Ziele und Vorgaben relevant sind. Wenn Ihr Ziel zum Beispiel darin besteht, die Mitarbeiterfluktuation zu verringern, sollten Sie die aktuelle Fluktuationsrate messen.

  • Dritter Schritt: Gesammelte Daten analysieren

Sobald Sie Daten über die aktuelle Leistung der Organisation gesammelt haben, können Sie mit deren Analyse beginnen. In diesem Schritt müssen Sie die Lücken zwischen den Unternehmenszielen und der aktuellen Leistung bewerten. In Anlehnung an das vorherige Beispiel müssen Sie die aktuelle Fluktuationsrate mit der angestrebten Fluktuationsrate vergleichen.

  • Vierter Schritt: Einen Bericht erstellen

Der letzte Schritt besteht darin, einen Bericht zu erstellen, der die gesammelten quantitativen und qualitativen Daten zusammenfasst. Dieser Bericht muss die verschiedenen Quoten und Kennzahlen, die für Ihre Ziele relevant sind, zusammen mit qualitativen Daten aufzeigen, um die Gründe für die Lücke(n) zu belegen.

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FAQs on Gap Analysis

Gap analysis is a method of evaluating businesses performance by comparing its actual performance and results with what was desired (business goals and objectives)

Gap analysis is used by businesses as a strategic management tool that allows them to assess the ways in which they can effectively bridge the gaps between their current and desired performance.

The 7 elements in McKinsey 7s model are strategy, structure, systems, staff, style, skills, and shared values.

SWOT analysis is used by businesses to determine their strengths, weaknesses, opportunities, and threats. It’s a tool that allows organizations to see where they stand so that they can devise an effective strategy for the future of the company.

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Hindol Basu 
GM, Voxco Intelligence

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