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Eine Fit-Gap-Methode wird verwendet, um die Bereiche zu identifizieren, in denen das neu geplante System oder ein Geschäftsprozess für Ihr Unternehmen den Anforderungen entsprechend passt oder nicht passt. Sie bestimmt im Wesentlichen die Komponenten, die zum Geschäftsziel passen, und die Lücken, die behoben werden müssen.
Das Hauptmotiv einer Fit-Gap-Analyse besteht darin, die besten Praktiken in einer Organisation herauszufinden, die gut mit ihren Bedürfnissen und Zielen übereinstimmen. Dazu gehören auch die alltäglichen Arbeitssysteme und -abläufe innerhalb der Organisation, die auf ihre Effizienz hin untersucht werden, damit sie für die organisatorischen Absichten fruchtbar sind.
Wenn ein System oder ein Szenario einem bestimmten Zweck oder einer Anforderung nicht gerecht wird, spricht man von einer Lücke. Gap ist nichts anderes als ein abgeleiteter Begriff aus den Begriffen Good, Average und Poor.
Auch wenn festgestellt wird, dass ein bestimmtes System oder ein Prozess für die Organisation geeignet ist, entsteht das eigentliche Problem, wenn die Analyse ein Problem, d. h. eine Lücke, aufdeckt. Darüber hinaus hilft Ihnen eine perfekt durchgeführte Fit-Gap-Analyse auch dabei, die Probleme nach der Intensität des angerichteten Schadens zu priorisieren.
Schaffen Sie einen umsetzbaren Prozess zur Sammlung von Feedback.
Möglicherweise benötigen Sie eine Fit-Gap-Analyse für Ihr Unternehmen, wenn ein Problem auftritt. Wir werden einige der häufigsten Probleme erörtern, mit denen Unternehmen konfrontiert sind und bei denen eine Fit-Gap-Analyse eine geeignete Option zur Lösung des Problems sein kann.
Identifizieren Sie die Passungen und Lücken in Ihren laufenden Geschäftsprozessen.
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Die Fit-Gap-Analyse ist ein einfacher Prozess, bei dem Prozesse und Ergebnisse ermittelt und mit den idealen Ergebnissen verglichen werden, um dann die entsprechenden Änderungen an den Systemen vorzunehmen. Obwohl es sich um einen einfachen Prozess handelt, kann die Fit-Gap-Analyse eine echte Herausforderung sein, wenn man sich darauf einlässt.
Es ist wichtig, auf die Details der Prozesse zu achten und selbst die kleinsten Probleme in ihnen zu erkennen. Werden sie ignoriert, können sich die Probleme ausweiten und die Arbeit der Organisation noch mehr beeinträchtigen.
In diesem Abschnitt werden wir kurz die Schritte zur Durchführung einer Fit-Gap-Analyse in Ihrer Organisation erläutern:
Schritt 1: Identifizieren Sie den bestehenden Prozess
Gehen Sie die Arbeit Ihrer Organisation durch und zeigen Sie die wichtigsten Prozesse auf, die tagtäglich ablaufen. Es kann vorkommen, dass ein großer Prozess aus kleineren Prozessen besteht, die von verschiedenen Personen bearbeitet werden. Manchmal liegt der Grund dafür, dass die Hauptfunktion nicht funktioniert, darin, dass ihre Unterprozesse nicht besser gehandhabt werden.
Bei der Fit-Gap-Analyse müssen Sie alle Prozesse, ob groß oder klein, ermitteln, die bewertet werden müssen.
Schritt 2: Identifizieren Sie die vorhandenen Ergebnisse
Der nächste Schritt ist die Suche nach den Ergebnissen. Messen Sie, welche Ergebnisse die Prozesse liefern und auf welche Weise. Natürlich ist es für eine reibungslos funktionierende Organisation wichtig, dass ihre Systeme vorhanden sind und die ihnen zugedachte Leistung erbringen.
Schritt 3: Identifizieren Sie das gewünschte Ergebnis
Als Sie die Systeme oder Prozesse in einer Organisation eingeführt haben, haben Sie ein ideales Ergebnis angestrebt, das sie liefern sollten. Der Sinn der Fit-Gap-Analyse besteht darin, die „realen“ und „idealen“ Ergebnisse der Prozesse in der Organisation zu vergleichen. Sie misst die Leistung eines Prozesses auf der Grundlage dieses Vergleichs.
Schritt 4: Identifizieren Sie die Lücke und dokumentieren Sie die Lücke
Sobald Sie herausgefunden haben, welche der Prozesse nicht zu den gewünschten Ergebnissen führen, geht es an die Lückenanalyse. Ermitteln Sie, warum der Prozess nicht funktioniert und was die Probleme bei der Durchführung sind. Es kann sich um Management, Verwaltung oder sogar um eine Vernachlässigung des Risikos im System handeln.
Sie müssen solche Lücken identifizieren und dokumentieren. Diese Dokumentationen werden Ihnen in Zukunft helfen, wenn ähnliche Probleme in einem Ihrer Prozesse auftreten.
Schritt 5: Überbrücken Sie die Lücke
Jetzt, da Sie wissen, was das Problem ist und was die Ursache dafür ist, können Sie die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um es zu überwinden. Sie können eine neue Software einführen, die das Management und die Verwaltung erleichtert, oder ein neues Team einsetzen, das sich um bestimmte Aufgaben oder das Risikomanagement kümmert, die zuvor unbemerkt geblieben sind.
Dieser Prozess der Bereitstellung von Lösungen für die Lücken wird als Brücke zu den bestehenden Lücken bezeichnet.
Schritt 6: Instandhaltung
Nachdem Sie alle Brücken zu den aufgetretenen Lücken gebaut haben, ist Ihre Aufgabe noch nicht zu Ende. Es ist wichtig, die Ursachen der Lücken im Auge zu behalten und darauf hinzuarbeiten, mehr FIT-Prozesse für Ihr Unternehmen bereitzustellen.
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