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Quand envoyer des rappels d’enquête ?

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Quand envoyer des rappels d’enquête? voix du client
Table des matières

Dans ce monde où tout le monde est pressé de cocher sa to-do list, un rappel est un outil qui aide beaucoup de personnes. Qu’il s’agisse de boire de l’eau, de se rappeler de présenter ses vœux à ses amis, de payer ses factures, d’aller chercher quelqu’un, etc., les rappels aident à atteindre ses objectifs. 

C’est pourquoi nous allons vous parler des rappels d’enquête ou des e-mails de rappel d’enquête, du moment où vous devez les envoyer à vos répondants, et du nombre exact d’e-mails à envoyer car, bien entendu, vous ne voulez pas spammer vos répondants mais garantir un taux de réponse élevé, n’est-ce pas ? 

Pour en avoir une meilleure compréhension, commençons par comprendre ce qu’est un rappel d’enquête et pourquoi vous devriez en envoyer.

Qu’est-ce qu’un rappel d’enquête ?

Un rappel d’enquête est ce que vous envoyez à vos répondants lorsqu’ils oublient ou tardent à répondre à votre enquête. Le plus courant est l’e-mail de rappel d’enquête envoyé après l’e-mail d’invitation à l’enquête.

Quand envoyer des rappels d’enquête? voix du client

Types d’e-mails de rappel pour les enquêtes

Il existe deux types de rappels d’enquête par e-mail que vous pouvez envoyer à vos répondants :

  1. E-mails de rappel d’enquête uniques
  2. E-mails de rappel d’enquête automatisés

Découvrons ces deux types en détail :

E-mails de rappel uniques

Les e-mails de rappel uniques sont envoyés une fois, en fonction du moment où vous souhaitez les envoyer.Vous pouvez décider d’envoyer les e-mails instantanément ou de les programmer pour plus tard. Il est conseillé d’envoyer les e-mails de rappel en masse à plusieurs répondants à la fois, ce qui facilite le suivi et la gestion des e-mails. 

E-mails de rappel automatisés

Les e-mails de rappel automatisés sont programmés pour être envoyés aux personnes interrogées à une date et une heure précises. En collaborant avec un logiciel de sondage en ligne, vous pouvez personnaliser l’e-mail automatisé pour l’envoyer uniquement aux répondants qui n’ont pas encore répondu à l’enquête.

Découvrons maintenant pourquoi ils sont importants.

Pourquoi devriez-vous envoyer des e-mails de rappel d’enquête ?

La raison la plus évidente est pour augmenter votre taux de réponse à l’enquête.

Oui, vous avez bien lu ! L’envoi de rappels d’enquête peut augmenter vos taux de réponse de 58%.

La plupart du temps, les invitations à l’enquête se perdent dans la multitude d’e-mails. Il arrive aussi que les personnes interrogées ne jugent pas nécessaire de remplir l’enquête en priorité et que celle-ci soit négligée. Cela entrave souvent les taux de réponse.

C’est pourquoi vous devez les encourager à remplir l’enquête, et un e-mail de rappel permet de le faire !

Les rappels d’enquête sont également un excellent moyen de faire savoir à vos répondants que leur opinion compte pour vous et que vous vous souciez de leurs attentes (comme le montre l’exemple ci-dessus).

Avec Voxco, vous pouvez même configurer des e-mails de rappel d’enquête automatisés. Il est facile de créer et de planifier un e-mail de rappel automatisé envoyé aux répondants qui n’ont pas ouvert votre e-mail ou qui n’ont pas encore répondu à l’enquête.

Maintenant que vous avez pris connaissance des rappels d’enquête et de leur importance, revenons à notre principal point de discussion : quand devriez-vous envoyer des rappels d’enquête ?

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Quand envoyer des e-mails de rappel d’enquête ?

Honnêtement, tout dépend de votre réponse à vos e-mails d’invitation à l’enquête. Si vous recevez une réponse juste après l’envoi de votre premier e-mail, vous n’avez pas besoin d’envoyer de rappel. Mais soyons honnêtes, c’est assez rare. 

Tôt ou tard, vous réaliserez la nécessité de rappeler à vos répondants de répondre à votre enquête. Idéalement, vous devriez attendre les premières 24-48 heures. Vous ne pouvez ni risquer d’irriter les personnes (qui sont prêtes à répondre à votre enquête) ni attendre trop longtemps au point qu’elles oublient ce que vous leur rappelez.

Voici quelques conseils qui vous aideront à décider du bon moment pour envoyer des e-mails de rappel d’enquête :

  1. Analysez le temps de réponse moyen des enquêtes précédentes que vous avez envoyées. Envoyez votre premier e-mail de rappel pendant cette période. 
  2. Évitez d’envoyer des rappels dans les 48 heures suivant l’envoi de vos invitations à l’enquête. 
  3. Envoyez des rappels uniquement lorsque cela est nécessaire et limitez-vous à un maximum de 4 séries.
  4. Si vous envoyez votre rappel d’enquête le lundi, attendez jusqu’au mercredi car il y a une surcharge d’e-mails professionnels le lundi et votre rappel d’enquête peut se perdre. 
  5. Envoyez votre premier rappel d’enquête dans les 24 à 48 heures, mais pas plus tard que 72 heures. 

Maintenant que vous savez quand envoyer des rappels d’enquête à vos répondants, vous devez également savoir combien de rappels d’enquête vous devez envoyer. Nous en parlons dans la section suivante.

Combien de rappels d’enquête devriez-vous envoyer ?

Vous envoyez un rappel d’enquête, puis un autre, et encore un autre, et vous n’obtenez toujours pas de réponse ? Alors il est peut-être temps d’arrêter ! 

Bien qu’il soit important de savoir quand envoyer des rappels d’enquête, il est tout aussi important de savoir combien en envoyer. Mais comment savoir quand s’arrêter ?

C’est simple : regardez le taux de réponse de votre rappel d’enquête. 

👉 Si votre premier rappel d’enquête obtient une réponse dont vous avez besoin ou dépasse le taux de réponse moyen à l’enquête, ce n’est pas nécessaire d’envoyer des rappels d’enquête ou plus d’un rappel d’enquête aux répondants qui n’ont pas terminé l’enquête.

👉 Si le taux de réponse est inférieur à ce dont vous avez besoin, vous pouvez envoyer des rappels automatisés par e-mail de manière stratégique.

👉 Limitez le nombre de rappels d’enquête à 4-5, car tout nombre supérieur peut devenir submergeant, et votre enquête peut facilement passer pour un spam. 

👉 Ayez une idée claire de vos besoins en matière de réponses, de sorte qu’une fois qu’ils sont satisfaits, vous pouvez arrêter les rappels. 

Vous savez à présent comment fonctionnent les rappels d’enquête et vous avez pris suffisamment conscience de ne pas déranger vos répondants. De plus, il y a certaines choses que vous devez et ne devez pas ajouter à vos e-mails de rappel d’enquête pour garantir leur efficacité. Passez rapidement à la section suivante pour apprendre de quoi il s’agit.

Que devez-vous inclure dans un e-mail de rappel d’enquête ?

Pour vous assurer que vos répondants ne manquent pas votre rappel, vous devez savoir comment créer un e-mail de rappel d’enquête qui attire leur attention. La checklist suivante vous aidera à vous assurer de créer l’e-mail de rappel d’enquête parfait.

Quand envoyer des rappels d’enquête? voix du client

1. Ajoutez une ligne d’objet accrocheuse

L’objet de votre e-mail de rappel doit inviter le destinataire à ouvrir l’e-mail, c’est pourquoi elle doit être suffisamment « accrocheuse ». Voici quelques suggestions de lignes d’objet pour votre e-mail de rappel :

  • Votre opinion compte. Partagez-le avec nous maintenant
  • Bonjour, [nom], pourriez-vous prendre une minute pour partager votre expérience chez nous ?
  • Est-ce que 30 % de réduction vous intéressent ?
  • Obtenez la livraison gratuite pendant un an ! Il vous suffit de répondre à ce sondage !
  • Qu’avez-vous pensé de notre service ?

2. Rappelez aux répondants que leurs feedbacks sont importants

Assurez-vous que vos répondants savent que leurs feedbacks sont importants ; c’est exactement la raison pour laquelle vous leur rappelez de répondre à votre enquête. Dites-leur comment vous allez utiliser leurs feedbacks et utilisez-les comme mesure de l’expérience client globale.

3. Personnalisez les rappels d’enquête

En ce qui concerne les e-mails, la personnalisation permet de réaliser beaucoup de choses. Un e-mail personnalisé est plus susceptible d’obtenir une réponse rapide qu’un e-mail non personnalisé. Voici ce que vous pouvez faire pour personnaliser les e-mails de rappel d’enquête :

  • Adressez-vous à vos répondants dans l’objet.
  • Mentionnez le dernier point d’interaction qu’ils ont eu avec vous ou votre marque.
  • Intégrez les détails que vous avez sur eux pour démontrer que vous prenez en compte tous les aspects de leur expérience.

4. Incitez à la participation à vos enquêtes

Une petite récompense ou offre ne fait de mal à personne. Cela peut assurer un taux élevé de réussite à l’enquête. Dans une étude, il a été constaté que les personnes qui ont reçu un bon de 10$ étaient 11% plus heureuses que celles qui n’avaient rien reçu. Nous vous suggérons donc d’offrir à vos répondants une incitation en signe de remerciement pour avoir répondu à votre enquête. Vous pouvez utiliser un coupon, une carte-cadeau, un bon d’achat ou une réduction sur votre prochain achat. 

Grâce à des mesures incitatives, les personnes interrogées seront incitées à participer à l’enquête et cela aidera à renforcer la relation que vous entretenez avec eux.

5. Soyez persistant sans être embêtant

Comme mentionné précédemment, la majorité des réponses proviennent de l’enquête initiale. Par conséquent, ceux qui répondent ne devraient pas être ennuyés par des rappels continus. En outre, l’e-mail doit éviter les longues explications et être court et précis.

Une fois que vous avez coché toutes ces cases, vous aurez élaboré l’e-mail de rappel d’enquête parfait.

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Les feedbacks sont importants - et vous devez faire ce qu’il faut pour les recueillir !

Je pense que nous pouvons tous être d’accord sur le fait que les feedbacks des clients sont importants ! Que ce soit pour le développement de produits, l’évaluation des performances ou l’examen des produits, les feedbacks aident à définir la prochaine ligne de conduite et à générer des insights exploitables. Donc, vous ne devez jamais renoncer à recevoir des feedbacks.

Cependant, vous devez considérer que ces rappels d’enquête ne sont pas des aimants à réponse. Bien sûr, ils contribuent à garantir un taux de réponse élevé, mais ils n’y parviennent pas toujours. Vous ne devez donc pas compter sur de nombreux rappels pour augmenter votre taux de réponse. Optimisez plutôt vos invitations initiales à l’enquête et créez des enquêtes en ligne parfaites. 

Et quand il est temps d’envoyer des rappels d’enquête, rappelez-vous tout ce que vous avez appris dans cet article.

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