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Le processus d’analyse des écarts

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Le processus d’analyse des écarts Le processus d’analyse
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Qu’est-ce que l’analyse des écarts?

L’analyse des écarts peut être décrite comme le processus d’évaluation de la performance d’une entreprise en comparant sa performance réelle / actuelle avec sa performance projetée ou souhaitée. Les entreprises l’utilisent généralement pour déterminer si elles exploitent leurs ressources de manière optimale et si elles atteignent leur potentiel idéal. Elle met l’accent sur les buts et objectifs d’une organisation afin qu’un plan d’action puisse être créé pour atteindre ces objectifs en éliminant les problèmes ou en améliorant les résultats et les processus.

De nombreuses approches différentes peuvent être adoptées pour réaliser une analyse des écarts. Dans cet article, nous allons toutefois examiner les étapes essentielles à suivre pour utiliser  cet outil.

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L’utilisation de l’analyse des écarts

Certaines des utilisations de l’analyse des écarts sont les suivantes :

  • Augmenter l’efficacité et l’optimisation des ressources : Les organisations peuvent utiliser l’analyse des écarts pour optimiser l’allocation de leurs ressources et accroître l’efficacité des processus opérationnels.
  • Augmenter les performances : Grâce à l’évaluation des performances à l’aide de l’analyse des écarts, nous pouvons mettre l’accent sur des attributs tels que l’efficacité des employés, la productivité et le niveau de performance. Cela nous permet d’identifier les moyens par lesquels nous pouvons augmenter la performance de différents processus, même en l’absence d’inefficacités ou de problèmes évidents. 
  • Aide à la prise de décision : L’analyse des écarts contribue au processus de prise de décision, car elle implique la création d’un rapport documenté qui évalue et révèle les stratégies qui seront les plus utiles pour combler les écarts existantes.   

Le processus d’analyse des écarts

Maintenant que nous avons une idée claire de ce qu’est l’analyse des écarts et de ses utilisations,  il est temps de comprendre le processus d’analyse des écarts. Le processus d’analyse des écarts est un aperçu des étapes nécessaires à la réalisation d’une analyse des écarts. Comme cet outil de gestion stratégique a une gamme d’applications, il existe de nombreuses approches que l’on peut adopter pour effectuer une analyse des écarts. Cependant, quelques mesures fondamentales doivent être prises afin de mener une analyse des écarts:

  • Définir vos domaines d’intérêt : Le processus d’analyse des écarts commence toujours par une délimitation claire des domaines d’intérêt. Il s’agit des aspects de l’entreprise qui doivent être améliorés afin que les objectifs organisationnels puissent être atteints de manière plus efficace. Les domaines d’intérêt peuvent être larges et peuvent viser l’ensemble de l’entreprise, ou peuvent même être plus restreints, en ciblant certaines mesures ou processus métier. Une bonne façon de sélectionner vos domaines d’intérêt est de considérer les buts et objectifs existants que votre entreprise vise à atteindre.  
  • Évaluer les performances actuelles : Une fois que vous avez clairement défini vos domaines d’intérêt, vous devez mesurer et évaluer vos performances actuelles dans ces domaines. Par exemple, votre entreprise connaît peut-être actuellement une croissance de 2% par an et vous voudrez peut-être l’augmenter. Votre « état actuel » sera donc de 2%. 

La situation actuelle ne doit pas nécessairement être d’ordre financier. L’analyse des écarts peut également être utilisée pour se concentrer sur des domaines tels que la satisfaction des employés et la RSE, par exemple.

  • Définir les performances souhaitées : Cette étape consiste à définir clairement les performances souhaitées dans vos domaines d’intérêt. L’état souhaité doit être celui qui vous permet d’atteindre les buts et objectifs de l’organisation. En reprenant l’exemple précédent, si votre état actuel présente une croissance de 2% par an, alors votre état souhaité pourrait être une croissance de 5% par an. 
  • Décrire les écarts et les stratégies potentielles pour les combler : La quatrième étape consiste à définir clairement les écarts entre le rendement actuel et le rendement souhaité, pour ensuite proposer des stratégies qui peuvent être utilisées pour combler cet écart. Une fois toutes les solutions potentielles répertoriées, vous devez également évaluer chacune d’entre elles pour vous aider à déterminer celles qui vous permettront d’atteindre vos objectifs le plus efficacement possible et en allouant les ressources de manière optimale.
  • Créer un plan d’action : Cette dernière étape du processus consiste à identifier tous les différents facteurs qui contribuent à créer les écarts, et ensuite à décrire les mesures d’action correspondantes qui peuvent être lancées pour les combler. Par exemple, si un facteur est lié à de faibles marges bénéficiaires, vous pouvez prendre des mesures pour minimiser les coûts. Il est important que vos étapes d’action soient spécifiques et que votre plan d’action final traite efficacement toutes les lacunes de votre entreprise qui l’empêchent d’atteindre l’état souhaité.

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Questions fréquemment posées sur l’analyse des écarts

L’analyse des écarts est un outil de planification stratégique qui est utilisé pour évaluer les performances d’une organisation en examinant les écarts entre son rendement actuel et le rendement souhaité.

Le processus d’analyse des écarts est le suivant;

  1. Définir vos domaines d’intérêt
  2. Évaluer les performances actuelles
  3. Définir les performances souhaitées
  4. Décrire les écarts et les stratégies potentielles pour les combler

Quelques outils précieux utilisés pour effectuer l’analyse des écarts sont;

  • L’analyse SWOT
  • Le diagramme en arête de poisson
    • Le modèle des 7s de McKinsey
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