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FrenchAutomatisation des processus
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L’automatisation des processus accélère ou simplifie les activités manuelles, rendant la production plus accessible aux utilisateurs. En règle générale, l’automatisation réduit le besoin de pensée humaine ou de travail lors de l’exécution d’une tâche. Les actions automatisées réagissent rapidement à une action précédente. Des éléments automatiques de la technologie ont été programmés de manière à ce que les actions activent d’autres activités connexes.
Qu’est-ce que l’automatisation des processus ?
Cette technologie est utilisée dans l’automatisation des processus pour automatiser les opérations complexes d’une entreprise. Elle sert généralement trois objectifs : automatiser les opérations, centraliser les informations et éliminer le besoin de participation humaine. Elle est destinée à éliminer les goulots d’étranglement, à réduire les erreurs et les pertes de données, et à accroître la transparence, la collaboration entre les services et la vitesse de traitement.
Envisagez une station de lavage automobile. La procédure entièrement automatisée ressemble à ceci:
- Le consommateur choisit le type de lavage qu’il désire.
- Le système demande au consommateur de payer.
- Le paiement du client est prélevé.
- L’achat est approuvé et le client se dirige vers la station de lavage.
- À l’aide d’un capteur, la machine détermine si l’automobile est dans la bonne position et incite le conducteur à s’arrêter.
- Une variété de capteurs est utilisée pour déterminer la hauteur et la taille du véhicule.
- Exécution d’un programme présélectionné et payant. Cela couvre plusieurs éléments comme le rinçage, le nettoyage avec du savon et des brosses, l’application de cire et le séchage de l’automobile.
- Une fois le processus terminé, le client quitte la station de lavage.
Bien qu’il s’agisse d’une automatisation assez simple, cette procédure est celle que la plupart des gens connaissent. Elle fusionne sans effort une transaction numérique et les actions du client et les convertit en une série mécanique d’automatisations utilisant des logiciels, du matériel et des communications avec un système comptable.
L’automatisation de processus rationalise un système en éliminant les entrées humaines, ce qui réduit les erreurs, améliore la vitesse de livraison et la qualité, réduit les coûts et simplifie le processus métier. Elle combine des logiciels, des personnes et des procédures pour produire un flux de travail entièrement automatisé.
Guide de recherche exploratoire
Mener des recherches exploratoires semble délicat, mais un guide efficace peut servir.
Histoire de l’automatisation des processus
Le mécanisme d’Anticythère était un appareil utilisé pour estimer mathématiquement les emplacements des corps célestes. La machine, connue sous le nom de premier ordinateur analogique, effectuait des calculs astronomiques sans le besoin de degré préalable d’attention humaine (écrire ou dessiner des prédictions, par exemple).
Gutenberg a créé l’imprimerie au 15e siècle, ce qui a mécanisé le processus de création de livres. Auparavant, les scribes copiaient méticuleusement les pages à la main. Ce besoin de copier tous les livres à la main a disparu grâce à la presse à imprimer, car la machine mettait de l’encre sur le papier. Puisque la production est devenue plus facile, les prix ont baissé, ce qui a rendu les livres plus largement disponibles.
Les machines des XVIIIe et XIXe siècles, telles que l’égreneuse de coton, facilitaient également les travaux manuels laborieux. L’égreneuse de coton extrait les graines des fibres de coton. Les moteurs de flux de toutes sortes ont renforcé les entreprises, les usines et les machines telles que les trains et les équipements d’usine.
Pendant la révolution industrielle, l’automatisation des usines a mis les employés en danger. De nombreux travailleurs de la fabrication étaient blessés par des équipement puisqu’il n’y avait pas de bonnes techniques pour arrêter les machines hors de contrôle. L’automatisation a contribué à protéger les individus au cours des dernières décennies en les déconnectant complètement des engins dangereux. Dans les environnements dangereux, par exemple, les procédures de chaîne de montage contrôlées par logiciel et robot peuvent remplacer le travail humain.
Applications de l’automatisation des processus
La facturation, les commandes client, le rapprochement financier, la saisie de données, les demandes de renseignements système, la paie, l’intégration des employés ou des fournisseurs et les licenciements du personnel sont toutes des activités courantes qui peuvent être automatisées.
Dans une organisation de services, par exemple, l’automatisation des processus peut être très avantageuse. Il devient possible de rechercher un processus actuel rencontrant des goulots d’étranglement, sujet à des erreurs ou présentant des lacunes du système. Par exemple, une entreprise de réparation de réfrigération qui souhaiterait automatiser son processus de feuille de service ressemblerait à ceci :
- Un appel téléphonique est reçu d’un consommateur. Les détails sont enregistrés et une tâche est saisie manuellement dans un système de travail.
- Un ingénieur retourne à la base et prend une feuille tangible avec les détails écrits dessus.
- L’ingénieur arrive sur le chantier et enregistre les pièces utilisées, le temps qu’il a pris, la distance parcourue et toute autre information pertinente sur la feuille de tâches.
- L’ingénieur se retire pour la journée. Il retourne au bureau le lendemain et laisse les documents.
- L’équipe administrative prépare les documents à la main, entretient le système, commande les composants au besoin et facture le kilométrage et les consommables.
- Si la tâche est terminée, l’instance du système de facturation est fermée et la facture est émise au client. Si les pièces sont en ordre ou si le travail nécessite une quantité importante de main-d’œuvre, ce cycle peut durer indéfiniment.
Il y a plusieurs étapes du processus où l’information peut être perdue, les délais manqués, les documents laissés sur place ou toute autre erreur peut survenir. L’automatisation des processus élimine toutes les possibilités de variance et de problèmes.
Les ingénieurs peuvent saisir et recevoir des données par voie électronique grâce à l’incorporation d’équipements tels que les téléphones intelligents. Le kilométrage réel peut être recueilli à partir de l’utilisation quotidienne et automatiquement appliqué à la tâche à l’aide de systèmes de surveillance de flotte.
En cela, le logiciel joue un rôle important. Par exemple, l’ingénieur mettant dans le système les pièces qu’il a utilisées peut déclencher une alerte automatisée pour acheter des capteurs supplémentaires ou un certain type de fil, ou il peut même envoyer une alerte directement au fournisseur. Il n’est pas nécessaire d’approuver manuellement les bons de commande, car le processus est totalement automatisé et créé par le système. Une fois le travail terminé, l’information est déjà dans le système, ce qui permet d’économiser la saisie de données et les erreurs au bureau.
Ces automatisations de processus peuvent se produire dans n’importe quelle entreprise et pour toute activité avec plusieurs phases. Considérez les opérations commerciales répétitives et sujettes à des retards, telles que le traitement et l’approbation des prêts, le service client et la gestion des approbations.
Mise en œuvre de l’automatisation des processus
Chaque entreprise est unique, mais les cinq processus fondamentaux restent les mêmes.
Identifier les tâches et les processus automatisables
Toutes les tâches ne se prêtent pas à l’automatisation. Cependant, il existe certaines tactiques où certaines procédures peuvent être rapidement automatisées à l’aide des technologies actuelles. Considérez les tâches suivantes au sein d’une organisation :
- Sont-elles répétées ?
- Sont-elles urgentes ?
- Elles incluent une variété de personnes et d’objets.
- Des pistes d’audit ou de conformité sont requises.
- Elles influencent d’autres processus métier et systèmes
- Sont-elles fondées sur des règles et normalisées ?
- Elles ont un grand potentiel de retour sur investissement
Établir des objectifs organisationnels
Les changements peuvent ne pas entraîner de transformation positive à long terme à moins que vous n’ayez une vision claire de là où vous voulez aller. L’organisation doit déterminer ses objectifs et comment l’automatisation l’aidera à les atteindre. Il est également essentiel de réfléchir à la façon dont le succès sera mesuré : moins de plaintes des clients, un délai d’exécution plus court ou une augmentation de la rentabilité ?
Sélectionnez les outils appropriés
C’est là que la recherche entre en jeu afin de découvrir les meilleures réponses. Cela pourrait bénéficier de l’implication de spécialistes qui ont créé des systèmes d’automatisation des processus réussis dans le passé. Le système idéal est simple et facile à utiliser, avec des interfaces intuitives et une excellente facilité d’utilisation. Il doit être évolutif, permettant une expansion et une modification futures au sein de l’entreprise. Il devrait également être capable d’entrer en interface avec d’autres programmes et de s’intégrer aux logiciels et outils actuels et également inclure un système de gestion des données.
Gestion du changement
C’est probablement l’étape la plus cruciale dans la mise en œuvre de la nouvelle automatisation. Obtenir l’adhésion du personnel et enseigner aux employés comment utiliser le logiciel aide à garantir qu’il sera utilisé avec succès et avec une bonne attitude.
L’implication de l’équipe dans la phase de planification, l’obtention de commentaires ouverts des deux côtés et la formation continue contribuent toutes à une transition harmonieuse vers la nouvelle procédure.
Mesurer et surveiller
Notre nouvelle méthode et les technologies que nous utilisons ne sont pas censées être statiques, nous les mesurerons et les surveillerons petit à petit. Au fur et à mesure que les exigences de l’entreprise évoluent, le système devrait en faire autant : surveiller régulièrement les indicateurs de performance clés et, si les performances se détériorent, examiner le processus et réévaluer les exigences critiques du système.
Automatisation des processus versus automatisation robotisée des processus
Ces deux expressions sont parfois utilisées de manière interchangeable. Cependant, il existe des distinctions et des similitudes significatives entre l’automatisation robotisée des processus (RPA) et l’automatisation des processus. Elles partagent la capacité d’automatiser les opérations d’une entreprise, mais c’est là que les similitudes s’arrêtent.
L’automatisation traditionnelle des processus a beaucoup plus d’applications et de connexions. Elle englobe l’utilisation de machines pour effectuer des tâches, ainsi que des logiciels, des systèmes de données et de stockage, et des opérations d’intégration. Cependant, l’automatisation robotisée des processus se concentre sur les opérations frontales et imite le travail de manière similaire à celle d’une personne.
L’automatisation des processus nécessite souvent une quantité importante de contributions d’experts et de développeurs informatiques, tandis que l’automatisation robotisée des processus emploie des robots qui peuvent être formés ou auto-formés. La RPA est couramment utilisée dans les services informatiques tels que les réponses par e-mail, l’extraction de données et d’autres tâches système fondamentales qu’un humain effectuerait autrement.
L’automatisation des processus métier englobe un large éventail d’activités, notamment :
- Organisation et collecte des fichiers de données
- Automatisation des activités de routine
- Les sources de données et les services doivent être reliés et intégrés.
L’automatisation des processus en entreprise
Bien que l’automatisation des processus soit un terme large qui peut se rapporter à toute forme de rationalisation, elle est le plus souvent associée à l’automatisation des processus métier, ou BPA. Parmi les technologies d’entreprise qui automatisent les processus d’entreprise courants, citons :
- Logiciel de gestion de projet qui numérise et surveille tous les processus de projet, établit des attentes claires pour les membres de l’équipe et rationalise la paperasserie.
- Les logiciels de productivité bureautique, qui non seulement comprennent des programmes d’achèvement des tâches, mais s’intègrent aussi fréquemment à d’autres logiciels.
- Logiciel de comptabilité qui convertit des calculs auparavant laborieux en un programme. Même le tableur le plus basique automatise les équations en calculant instantanément les valeurs et en modifiant les cellules en réponse à d’autres changements.
- Logiciel de ressources humaines qui automatise le stockage des données personnelles, des formulaires de demande d’emploi, des organigrammes, des informations de facturation et des données sur les avantages sociaux.
Automatisation des processus au sein des entreprises axées sur la technologie
L’automatisation du stockage décharge les tâches de gestion du stockage répétitives et chronophages des travailleurs informatiques vers les logiciels, qui peuvent préconfigurer et déployer des périphériques de stockage et déplacer automatiquement le stockage vers l’emplacement le plus efficace. Les centres de données nécessitent des solutions de stockage adaptables, et plus les logiciels peuvent gérer de stockage, plus une entreprise dispose de ressources pour faire face à d’autres opérations informatiques.
Un logiciel intelligent sert, au cours de l’analyse de données, pour détecter et évaluer les tendances dans les données de l’entreprise. Les entreprises peuvent porter des jugements plus rapides en utilisant ce contexte.
L’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique sont deux des applications d’automatisation des processus les plus importantes de la technologie actuelle. En général, l’intelligence artificielle enseigne aux ordinateurs à faire des observations et des conclusions semblables à celles des humains. De même, l’apprentissage automatique apprend aux ordinateurs à reconnaître des modèles, généralement dans des images, et développe progressivement la capacité de prendre des décisions intelligentes, telles que l’optimisation de la charge de travail et du transfert de stockage dans les centres de données. L’IA et l’apprentissage automatique aident les applications d’entreprise telles que celles qui envoient des e-mails à des clients potentiels et l’information du personnel sur les responsabilités.
La transition vers les centres de données définis par logiciel et le stockage défini par logiciel démontre la nécessité de l’automatisation. Les infrastructures définies par logiciel utilisent des programmes plutôt que du matériel pour contrôler les ressources technologiques telles que l’informatique, la mise en réseau et le stockage de données.
La sécurité repose principalement sur l’automatisation. Lorsque des individus tentent de pirater un système informatique, un appareil ou un réseau, les attaquants prennent souvent le dessus. Les systèmes automatisés passent au crible les données informatiques et réseau, à la recherche d’anomalies qui pourraient indiquer la présence ou le travail d’un attaquant. L’intelligence est utilisée par des plates-formes telles que les systèmes de détection et de réponse aux terminaux et de détection et de prévention des intrusions pour surveiller et prévenir les attaques et le vol de données.
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Avantages de l’automatisation des processus
Avec une solution aussi personnalisée et globale, l’automatisation des processus devrait offrir de nombreux avantages à toute entreprise qui la déploie de manière appropriée.
Transparence de la gestion
Les minuties de l’exploitation d’une entreprise peuvent bientôt devenir tout ce que la direction observe ; la stratégie et le processus plus larges peuvent être enterrés dans les détails de la gestion de l’organisation. Faire une pause, examiner les processus et appliquer l’automatisation des processus permet aux chefs d’entreprise de voir et de comprendre correctement leurs opérations. Des systèmes clairement définis permettent d’obtenir une meilleure compréhension de l’entreprise et des perspectives de futures mises à niveau.
Augmenter la productivité
L’automatisation des processus métier reste la clé pour augmenter la productivité organisationnelle. La RPA à elle seule a augmenté la productivité d’entreprise de 86 %. La suppression des goulots d’étranglement, le délestage des processus manuels et chronophages des employés et l’intégration fluide de tout dans un seul flux de travail automatisé augmentent considérablement la productivité des entreprises.
Améliorer la conformité
Les solutions d’automatisation des processus améliorent la conformité, que ce soit avec les politiques et normes internes ou avec les organismes et agences de réglementation externes. Étant donné que tous les processus se produisent automatiquement, il n’y a pas de raccourcis, d’étapes manquantes ou d’étapes oubliées dans un processus. Si une entreprise est préoccupée par la gouvernance, le risque ou la conformité, l’automatisation des processus devrait être un élément important de ses opérations quotidiennes.
Réduire les dépenses
L’un des avantages les plus attrayants de l’automatisation des processus est la réduction des coûts. Les entreprises ont signalé une diminution de 59 % de leurs coûts, ce qui leur permet de générer plus de liquidités, de réinvestir dans l’entreprise ou de se développer. Selon des rapports, le retour sur investissement est atteint en moins d’un an.
Cela est attribuable à diverses raisons, notamment :
- Traitement accéléré
- Il y a moins de goulots d’étranglement et de retards.
- Il y a moins d’erreurs.
- Libération du temps pour que les employés puissent travailler sur d’autres projets
Amélioration de l’utilisation du personnel
Le personnel n’est pas utilisé au maximum de ses capacités parce qu’il est occupé par des activités fastidieuses et répétitives. Le personnel sera plus heureux si ces activités sont supprimées et que les employés sont affectés à des parties plus précieuses et passionnantes de l’organisation, ce qui augmente les résultats commerciaux favorables.
Les erreurs sont réduites
Les erreurs peuvent être perturbatrices et causer des problèmes sur le lieu de travail. Bien qu’avoir une commande ou une adresse inexacte soit un problème qui peut être résolu, cela prend un temps important. Si ces problèmes commencent à influencer les consommateurs, cela peut avoir un impact négatif sur l’ensemble de l’entreprise, entraîner un roulement et créer du travail supplémentaire pour les employés à long terme. L’automatisation laisse beaucoup moins de place à l’erreur.
Les défis de l’automatisation des processus
L’automatisation, comme tout autre processus ou programme, présente une variété de problèmes.
La mise à l’échelle est difficile
Cette question peut se décomposer en plusieurs facteurs pertinents :
- Résistance des employés à son adoption
- Limites des outils (comme ne pas manipuler de données non structurées)
- Variations de processus ou complexité imprévue
- Manque d’orientation stratégique de la direction
- Changements dans les interfaces ou pannes dans l’automatisation
En raison de ces obstacles, de nombreuses organisations n’ont toujours pas adopté l’automatisation des processus.
Solution : De nombreuses difficultés sont résolues si le processus de recherche est effectué de manière appropriée et si le nouveau système est bien accepté par la main-d’œuvre. Cependant, en raison de la nature changeante des activités et des logiciels, le système doit être examiné régulièrement pour détecter les problèmes et mis à niveau au besoin. Pour garantir que les procédures ne tombent pas en panne, des tests logiciels automatisés doivent être effectués et une supervision régulière de la part de la haute direction ou de la direction est nécessaire pour maintenir les processus en place ou conseiller lorsque des mises à niveau ou des modifications doivent être apportées.
Erreurs de mise en œuvre
Décomposer toutes les phases d’un processus est l’une des tâches les plus cruciales dans la conception d’une automatisation de processus. Bien que « donner le dossier à Sarah » puisse être une étape du processus, il est possible qu’il y ait de nombreuses phases dans cette section de la procédure. Le fichier est-il alors nettoyé des documents non pertinents ? Est-ce lorsque l’employé insère manuellement le numéro de dossier dans le système ? Le système ne fonctionnera pas si des étapes sont sautées.
Solution : Chaque étape progressive mineure du processus doit être décomposée au cours de la phase de recherche. Il ne peut y avoir aucune ambiguïté ou hypothèse ; la procédure doit être extrêmement précise.
Essayer de tout mettre en œuvre en même temps
Tenter de réorganiser un grand système d’un seul coup échouera. Cela nécessite la formation de tous les employés en même temps, la disponibilité de tous les logiciels et matériels, et le potentiel d’incompréhension, de désillusion et de rejet des employés.
Solution : concentrez-vous sur une tâche à la fois. Il peut même s’agir d’une composante mineure du processus ; par exemple, si une entreprise met à jour son processus de comptes fournisseurs, commencez par automatiser les relevés avant de passer au recouvrement de créances. Cela permet des ajustements mineurs et progressifs, une meilleure formation et des chances de succès accrues. Les procédures d’entreprise complexes et les solutions plus dynamiques ont plus de chances de réussir si des travaux modestes sont accomplis.
Il n’y a pas de gestion des objectifs
Les objectifs et les indicateurs de rendement clés établis au début du projet sont souvent abandonnés. Vérifier ces procédures et s’assurer que l’objectif continue d’être atteint devient un devoir qui peut être négligé à ce moment même ou une fois que le système est opérationnel. Cependant, c’est à ce moment que les procédures deviennent non automatisées. Lorsqu’un employé apprend qu’une étape a été sautée, il ou elle décide chaque jour d’intervenir manuellement pour terminer une fonction. Et alors le travail devient si lent qu’une procédure de deux jours peut en durer cinq.
Solution : Le système doit être surveillé et géré de façon continue. Il est probable que le système doive être modifié ou adapté après son déploiement ; être ouvert à la nature dynamique de l’entreprise est essentiel pour réussir.