BPMS

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BPMS Kundenkontaktpunkte : Was ist das
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BPMS ist eine Abkürzung für „Business Process Management System“ oder „Business Process Management Software“. BPMS ist ein Management-Methodik-Tool zur Verbesserung der Geschäftsprozesse einer Organisation durch Identifizierung, Modellierung, Automatisierung, Analyse und Leistungsbewertung.

Was ist BPMS?

Geschäftsprozessmanagement-Software (BPMS) unterstützt Unternehmen bei der Gestaltung, Modellierung, Ausführung, Automatisierung und Verbesserung einer Reihe von Aktivitäten und Prozessen, die, wenn sie ausgeführt werden, ein Unternehmensziel erreichen. Wenn diese Aktionen und Aufgaben, die von Menschen oder Geräten ausgeführt werden können und sich oft über mehrere Unternehmensabteilungen erstrecken, kombiniert werden, bilden sie einen so genannten Geschäftsprozess. BPMS ist eine technologische Lösung, die beim Geschäftsprozessmanagement (BPM) hilft, einer Disziplin, die darauf abzielt, Geschäftsprozesse von Anfang bis Ende zu verbessern.

BPMS, oft auch als Business Process Management Suite bezeichnet, ist eine Reihe von Technologien, die Folgendes umfassen:

Process-Mining-Tools zum Erkennen, Darstellen und Analysieren der Aufgaben, die die Unternehmensprozesse steuern;

Workflow-Engines zur Automatisierung des Ablaufs von Aktionen, die einen Geschäftsprozess abschließen.

Endbenutzer können Geschäftsregeln ändern, ohne einen Programmierer um Hilfe bitten zu müssen, dank Business Rules Engines (BREs),

Simulations- und Testwerkzeuge ermöglichen es ihnen, die Funktionsweise von Prozessen zu beobachten, ohne vorher schreiben zu müssen.

In den letzten Jahren hat sich auf dem Markt die so genannte intelligente BPM-Suite (iBPMS) herausgebildet, ein von Gartner Inc. geprägter Begriff, der die Einbeziehung hochentwickelter Technologien wie Echtzeitanalyse, komplexe Ereignisverarbeitung (CEP), Überwachung von Geschäftsaktivitäten (BAM) und künstliche Intelligenz (KI) bezeichnet, um die Prozessautomatisierung dynamischer und datengesteuert zu gestalten. IBPMS sind auch dafür bekannt, dass sie über bessere mobile, soziale und kollaborative Fähigkeiten verfügen.

Aufgrund des zunehmenden Einsatzes der Low-Code/No-Code-Technologie (LCNC) in modernen BPMS sind Unternehmen nicht mehr ausschließlich auf erfahrene Programmierer angewiesen, um ihre Geschäftsprozesse zu verbessern. Mit BPMS können Geschäftsanalysten und sogar Geschäftsanwender mit Prozessentwicklern und der IT-Abteilung zusammenarbeiten, um Geschäftsprozesse zu verbessern und zu ändern.

Leitfaden für die Sondierung Forschung

Die Durchführung von Sondierungs Forschung scheint schwierig zu sein, aber ein effektiver Leitfaden kann helfen.

Warum BPM?

BPM geht davon aus, dass Unternehmen durch Prozesse geführt werden und dass ein effektiver Prozess mehr ist als die Summe seiner Teile, d. h., dass einzelne Aktivitäten, die auf die Ziele einer einzelnen Geschäftseinheit oder Organisation zugeschnitten sind, dennoch das Gesamtziel des Geschäftsprozesses untergraben können. Ein Ziel des Geschäftsprozessmanagements ist es, die Unternehmensleitung dabei zu unterstützen, durch Workflow-Management und andere taktische Entscheidungen betriebliche Effizienz zu erreichen und gleichzeitig den gesamten Prozess erfolgreicher zu gestalten.

BPM ist kein einmaliges Projekt. Vielmehr bietet es einen Rahmen für die ständige Erstellung, Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen sowie für die fortlaufende Definition der Aufgaben und Verantwortlichkeiten der am Prozess Beteiligten.

Richtig implementiert, erhöht BPM die Fähigkeit eines Unternehmens, sich an Markttrends, Risiken und Chancen anzupassen. Laut BPMInstitute.org, dem weltweit größten von Praktikern geführten Netzwerk von BPM-Praktikern, konzentriert sich BPM auf durchgängige Geschäftsprozesse, um drei Ziele zu erreichen:

  • Klarheit über die strategische Ausrichtung,
  • Ausrichtung der Unternehmensressourcen und
  • verbesserte Disziplin im Tagesgeschäft.

Wie funktioniert BPMS?

Ein effizientes BPMS erfordert nicht nur eine Prozessverbesserung, sondern auch eine Prozessautomatisierung, die vollständig von einer Software übernommen wird. Dieses Programm simuliert den gesamten Prozessablauf und wertet ihn in einer virtuellen Umgebung aus, wobei es Variablen und Ergebnisse annimmt und Engpässe aufdeckt und beseitigt. Das neu getestete Verfahren wird anschließend in die Praxis umgesetzt. Das BPMS ist damit noch nicht zu Ende. Von diesem Zeitpunkt an wird es den Arbeitsablauf kontinuierlich auf seine Wirksamkeit und Effizienz hin überprüfen.

Der Arbeitsablauf der BPM Suite basiert auf den Phasen des Geschäftsprozessmanagements: Analyse, Entwurf, Modellierung, Ausführung, Überwachung und Optimierung.

Analyse

Hierbei handelt es sich um einen Prozess, bei dem die bestehenden Verfahren untersucht und auf Ineffizienzen hin überprüft werden. Jede Komponente des Arbeitsablaufs wird unter die Lupe genommen, und es werden Messungen zum Vergleich durchgeführt. Diese erste Version der Technik wird als „as is“ bezeichnet.

Entwurf

Diese Technik beinhaltet die Neugestaltung eines effizienteren Arbeitsablaufs, um die Mängel und Latenzen der „Ist“-Vorgänge zu beseitigen. Der Entwurf versucht, den Arbeitsablauf und die Verfahren zu verbessern, die Engpässe und Ineffizienzen verursachen. Es werden alle Alarme und Eskalationen innerhalb der üblichen Betriebs Routinen identifiziert und korrigiert.

Modellierung

Der Entwurf wird nun in einem Flussdiagramm ausgedrückt, wobei in jeder Phase auf Verantwortlichkeit und Redundanz geachtet wird. Es enthält bedingte Schleifen wie „wenn“ und „wenn“ mit Variablen auf jeder Stufe, um alternative Ergebnisse aus den alten Verfahren zu bestimmen, z. B. Maßnahmen, die zu ergreifen sind, wenn der gewünschte Output nicht erreicht wird oder wenn das Ergebnis des vorangegangenen Schritts zufriedenstellend ist.

Ideale Werkzeuge für die Unternehmensmodellierung sollten einfach zu bedienen, leicht verständlich, wirtschaftlich, auf dem neuesten Stand der Industriestandards und mit Redundanzen versehen sein. Das Modell sollte über eine grafische Benutzeroberfläche, einen Workflow-Editor und einen Simulator verfügen. Dieser Prozesstyp wird als „Soll-Prozess“ bezeichnet.

Ausführung

Nach erfolgreicher Modellierung und Simulation des Workflow-Designs muss das Verfahren ausgeführt werden. Bevor es für größere Gruppen freigegeben wird, wird es in einer kleineren Gruppe getestet. Um sensible Informationen zu schützen, werden Zugangsbeschränkungen eingeführt. Diese Verfahren können automatisiert oder manuell sein.

Überwachung

Hier werden die einzelnen Prozesse verfolgt und Statistiken erstellt. Die Effizienz jeder Phase wird durch die Analyse ihrer Leistung in jedem Schritt bestimmt. Sie hilft auch bei der Ermittlung von Engpässen und Sicherheitsmängeln. Je nachdem, welche Informationen das Unternehmen benötigt, können verschiedene Arten der Überwachung eingesetzt werden. Sie kann in Echtzeit oder ad hoc erfolgen. Die Überwachung umfasst das Process Mining, bei dem Ereignis Aufzeichnungen von aktuellen und früheren Prozessen analysiert und verglichen werden. Dadurch werden die Unterschiede und Engpässe zwischen den beiden Prozessen aufgedeckt.

Optimierung

In dieser Phase werden die Überwachungsdaten geprüft und die zur Verbesserung des Prozesses erforderlichen Anpassungen vorgenommen.

Merkmale eines idealen BPMS

Das Ziel von BPMS ist es, so viel wie möglich im Unternehmen zu automatisieren und zu betreiben, um langfristige Vorteile zu erzielen. Eine schlecht konzipierte und intuitive Software kann jedoch mehr schaden als nutzen. Die folgenden Merkmale müssen in einem idealen BPMS enthalten sein:

  • Für die Prozessgestaltung ist eine benutzerfreundliche Schnittstelle erforderlich.
  • Ein leicht verständliches und vereinfachtes Prozessdiagramm
  • Cloud-Speicher für mehr Stabilität und Zuverlässigkeit
  • Anpassbare und vernetzte Dashboards und Berichte
  • Automatisierte Warnungen in Echtzeit.

Wo können Unternehmen BPMS einsetzen?

BPMS werden zur Verwaltung von Prozessen in einer Organisation eingesetzt, um ein Geschäftsergebnis zu erzielen. Die Einstellung eines Mitarbeiters, der Versand eines Produkts, die Zahlung von Gehältern oder die Handhabung von Compliance-Zertifizierungen, Lizenzen, Buchhaltung, Rechnungsstellung, Kundendienst, IT und Finanzen sind alles Beispiele für Prozesse, die wiederholbar sein oder regelmäßig durchgeführt werden müssen. Ziel ist es, von Menschen verursachte Fehler und Latenzen zu verringern.

BPMS werden in der Wirtschaft häufig eingesetzt, um Bestellprozesse zu verbessern, Content-Marketing-Workflows zu optimieren und Ergebnisse im Gesundheitswesen zu verwalten:

Verbesserung der Auftragsvergabeverfahren

Bei der Abwicklung von Bestellungen können eine Reihe wichtiger Fakten auf dem Weg verloren gehen. Dies führt zu großer Verwirrung, Zeitverschwendung und Produktionsausfällen. Eine Bestellung durchläuft viele wichtige Phasen, und an jeder Stelle des Weges können Daten verloren gehen:

  • Der Prozess der Erstellung einer Bestellung und das Genehmigungsverfahren, das sie durchläuft
  • Die Bearbeitung der Bestellung
  • Der Versand der Bestellung
  • Die Zahlungsmodalitäten schließen den Prozess ab.

Jedes Unternehmen, das mit Großaufträgen zu tun hat, weiß, wie wichtig es ist, über einen ausfallsicheren Mechanismus zu verfügen, um den Auftragsfluss aufrechtzuerhalten. Unternehmen setzen sich selbst einer großen Gefahr aus, wenn sie diese Vorkehrungen nicht treffen. Hier kommt BPMS ins Spiel, um zu gewährleisten, dass der gesamte Prozess reibungslos und ohne Beeinträchtigungen (oder Datenverlust) abläuft.

Inhaltsmarketing

Content Marketing scheint recht einfach zu sein: das Produkt und den Kunden kennen, die Botschaft entwerfen, Inhalte generieren und verbreiten. Aber es steckt viel mehr dahinter. Die typische Content-Marketing-Methode umfasst einen langwierigen Zyklus:

  • Schreiben von Material, um einen Auftrag zu erfüllen, häufig mit mehreren Möglichkeiten
  • Redigieren des Materials, das durch eine Hierarchie und mehrere Abteilungen geschickt wird
  • Design für ein besseres Branding
  • Veröffentlichung und Verbreitung von Inhalten über verschiedene Medien
  • Überwachung der Wirkung des Materials und Sammlung von Statistiken und Erkenntnissen
  • BPMS-Systeme sorgen für einen nahtlosen Übergang von einem Segment zum nächsten. Sie ermöglichen es allen Beteiligten, Redundanzen und Ineffizienzen zu erkennen und diese gemeinsam zu beseitigen, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

Verwaltung im Gesundheitswesen

Ein Krankenhausaufenthalt kann für Menschen eine sehr schmerzhafte Erfahrung sein. Jeder Schluckauf bei der Aufnahme und der Entlassung verschlimmert diesen Schmerz noch zusätzlich. Das eigentliche Aufnahmeverfahren besteht aus mehreren Schritten, darunter das Einholen von Informationen, die Beschaffung von medizinischen Unterlagen, Versicherungsdaten und die Auswahl des Zimmers. Die Abrechnung erfolgt in Zusammenarbeit mit zahlreichen Abteilungen, darunter Pflege, Chirurgie, Hauswirtschaft, medizinischer Zusatzbedarf und andere. Die BPMS-Verfahren gewährleisten, dass in den verschiedenen Phasen keine Details übersehen oder vergessen werden. Die Effizienz wird gesteigert, der Patient wird betreut und fühlt sich weniger gestresst, und es werden keine Prozesse übersehen.

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Arten von BPMS

Es gibt drei Arten von BPMS-Systemen:

BPMS mit Schwerpunkt auf der Integration

Dieses System verwaltet bestehende Prozesse, die wenig oder kein menschliches Eingreifen erfordern. Es beruht auf der Kombination von Computer- und internetbasierten Anwendungen. So können beispielsweise Daten, die von einem Vertriebsteam genutzt werden, durch die Integration von Daten gewonnen werden, die von einem Marketing-Tool stammen und in einem Customer Relationship Management (CRM)-Tool gespeichert sind. Obwohl die Informationen nur von einem Team genutzt werden, wurden sie durch die Integration vieler Websites erzeugt.

Menschenzentrierte BPMS

Dies ist eine direktere Methode, bei der Menschen in jeder Phase Entscheidungen treffen. Sie werden jedoch durch eine visuelle Schnittstelle geleitet, um den Entscheidungsprozess besser nachvollziehen zu können. Die Einstellung eines Mitarbeiters ist ein Beispiel dafür. Der Mensch führt jeden Schritt des Prozesses aus, von der Veröffentlichung eines Einstellungsantrags bis zur Überprüfung des Antrags und seiner Bearbeitung durch die Personalabteilung.

BPMS mit Schwerpunkt auf Dokumenten

Dieses Verfahren wird vollständig durch ein Verfahrenspapier gesteuert. In jeder Phase des Arbeitsablaufs sind mehrere Genehmigungen erforderlich. Eine Haushaltsgenehmigung, die eine Genehmigung auf mehreren Ebenen erfordert, ist ein Beispiel für ein dokumentenzentriertes BPMS.

Vorteile von BPMS

  • Die operative Umgebung, die die oben genannten Ziele und Vorteile von BPM unterstützt und automatisiert, wird durch BPMS-Tools gebildet. Diese Technologien unterstützen Unternehmen bei der Umsetzung ihrer Geschäftspläne, indem sie die Änderung und Verbesserung von Geschäftsprozessen abteilungsübergreifend und sogar mit externen Partnern koordinieren. Sie sorgen für die Integration zwischen Unternehmenssystemen und -anwendungen wie Enterprise Resource Planning (ERP) und Customer Relationship Management (CRM) (CRM).
  • BPMS-Lösungen sammeln Daten und führen Analysen durch, um Unternehmen bei der Entscheidung zu unterstützen, welche Aspekte ihrer Geschäftsprozesse automatisiert und/oder verändert werden können. Der datengestützte Ansatz ermöglicht es den Führungskräften eines Unternehmens, Entscheidungen über Geschäftsprozesse zu treffen, die strategische Ziele unterstützen. Richtig eingesetzt, verbessern BPMS-Lösungen die Produktivität und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter, indem sie manuelle Tätigkeiten automatisieren, Engpässe beseitigen und ihnen einen besseren Überblick darüber verschaffen, wie sich ihre Arbeit in den Gesamtprozess einfügt.
  • BPMS gilt als eine der Technologien, die Unternehmen bei der Erreichung ihrer Ziele der digitalen Transformation unterstützen. Laut dem 2019 Gartner Magic Quadrant for iBPMSes sollten BPMS-Systeme in der Lage sein, „die Neuerfindung bestehender Prozesse und die Schaffung neuartiger Geschäftsprozesse zur Unterstützung sowohl der digitalen Optimierung als auch der digitalen Transformation zu verwalten, die Top-Down- und Bottom-Up-Neugestaltung von Geschäftsprozessen zu unterstützen und die Geschäftsergebnisse aller Arten von Arbeit zu verbessern, nicht nur strukturierte und wiederholbare Geschäftsprozesse.“

Herausforderungen von BPMS

Das Hauptproblem ist, wie bei den meisten Unternehmen, die auf Automatisierung setzen, die Zuverlässigkeit der Software bei der Erstellung der richtigen Antworten. Ein gutes BPMS ist einfach zu bedienen und erfordert keine zusätzlichen Dienste zur Interpretation seiner Erkenntnisse.

  • Schwierigkeiten bei der Wartung und Aufrüstung

Die meisten BPMS-Pakete sind schwierig zu warten und zu aktualisieren. Für die Wartung und Dekodierung sind weitere professionelle Schulungen sowie eigenes Personal erforderlich. Das macht sie teurer und unzuverlässiger, als sie eigentlich sein sollten. Sie erfordern eine einmalige Zahlung, und Lizenz-Updates sind teuer. Diese Pakete können schwierig zu warten und zu aktualisieren sein, und sie sind häufig nicht mit den Marktgegebenheiten kompatibel. Sie erfordern außerdem ständig Fachpersonal, das sie bedient, was sie langfristig unzuverlässig macht. Da sie auf einer Software-as-a-Service (SaaS)-Basis aufgebaut sind, lösen cloudbasierte BPMS-Technologien all diese Probleme. Sie lassen sich daher einfach einrichten und einsetzen. Auf die Daten kann jederzeit und von jedem Ort aus zugegriffen werden, und zwar mit Unterstützung rund um die Uhr. Da cloudbasierte Lösungen auf Abonnementbasis und nicht als einmalige Gebühr abgerechnet werden, kann ein Unternehmen sie zunächst in kleinerem Rahmen ausprobieren, bevor es expandiert. Dies macht sie im Vergleich zu herkömmlichen Paketlösungen kostengünstiger.

  • Mehrere Funktionen erschweren die Nutzung

Ein BPMS mit zu vielen komplizierten Funktionen sollte ebenfalls vermieden werden. Dies erfordert zusätzliche Schulungen und Kostenmanagement seitens des Unternehmens, um diese Softwarekomponenten zu nutzen. Zu viele Funktionen können potenziell zu Integrationsproblemen führen. Komplexe Funktionen machen es nicht nur schwierig, das Programm zu verstehen, sondern auch mit anderen Plattformen wie der MS Office Suite, der G Suite oder anderen Management-Suiten zu kombinieren. Die Integration ist für die Entschlüsselung der gesammelten Daten für Analysen oder grundlegende Entscheidungen unerlässlich. Sie erleichtert die Kommunikation von Analysen und anderen erstellten Berichten, ohne dass eine zusätzliche Interaktion erforderlich ist.

Cloud-basierte Lösungen ermöglichen es den Kunden, die Anzahl der verfügbaren Funktionen zu reduzieren, indem sie sich für diejenigen entscheiden, die nicht benötigt werden. Diese können jederzeit hinzugefügt oder gelöscht werden, was sie zu einer kostengünstigeren Alternative macht.

  • Die Beschaffung einer gut gestalteten Suite birgt Schwierigkeiten

Ein weiteres großes Problem ist das Erreichen eines guten, benutzerfreundlichen Designs. Eine einfache Schnittstelle ermöglicht es allen Beteiligten, an der Entscheidungsfindung mitzuwirken, ohne dass zusätzliche Fähigkeiten zur Entschlüsselung der Informationen erforderlich sind. Zu viele Funktionen erfordern eine große Anzahl von Personen, um sie zu entziffern. Ebenso vereinfacht ein Design mit zu wenigen Elementen den Entscheidungsprozess zu sehr und kann zu ungenauen Ergebnissen führen.

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